สร้างกำไรได้ทันที โดยที่ไม่ต้องลงทุน ด้วยกิจกรรมไคเซ็น (KAIZEN)

เขียนโดย ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์

Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile.089-8118340 www.bt-training.com

**************************************************************************************************

สมการง่ายๆที่ใครๆก็รู้ คือ  

กำไร = รายได้ – รายจ่าย

 

      ตอนนี้เราไม่มีรายได้ แต่เราจะทำอย่างไรให้บริษัทเกิดกำไร คำตอบง่ายๆ นั่นก็คือ การลดต้นทุนการผลิตนั่นเองครับ

      แต่การที่เราจะลดต้นทุนการผลิต หรือต้นทุนการบริการให้เห็นผลจริงได้นั้น พูดง่าย แต่ทำยาก

สำหรับวันนี้ผมมีเครื่องมือดีๆ มาแลกเปลี่ยนเพื่อให้ท่านเพิ่มกำไร โดยที่ไม่ต้องลงทุนกันให้เหนื่อย นั่นก็คือ การดำเนินกิจกรรมไคเซ็น (Kaizen)

      คำว่า ไคเซ็นนั้น เป็นภาษาญี่ปุ่น จากประสบการณ์ที่เคยไปบรรยาย และเป็นกรรมการมาหลายแห่ง ผมขอแปลเป็นภาษาไทย ไว้ว่า

 “การดำเนินกิจกรรมไคเซ็น (Kaizen)  หมายถึง กิจกรรมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการปรับปรุงการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง โดยดำเนินทีละเล็ก ทีละน้อยแบบค่อยเป็นค่อยไป  โดยเน้นให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานผู้ที่ปฏิบัติงานโดยตรง”

     ซึ่งหัวข้อการดำเนินกิจกรรมไคเซ็นที่ผมอยากแนะนำ ได้แก่ การลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น ประหยัดมากขึ้น เร็วกว่าเดิม ปลอดภัยกว่าเดิม มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น

    สำหรับขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมไคเซ็นสำหรับผู้เริ่มต้น ที่มีชื่อเรียกสั้นๆว่า SCCS for KAIZEN นั้นมี 4 ขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้ครับ

   ขั้นตอนแรก สำรวจ (Survey) โดยพิจารณาดูซิว่างานที่เราทำนั้น มีสิ่งใดบ้างที่เราทำแล้วเกิดความรู้สึก  มีความยุ่งยาก ลำบาก ล่าช้า เสียเวลา ไม่เกิดประประโยชน์ สิ้นเปลือง ต้นทุนสูง น่าเบื่อ อันตราย เสี่ยงอันตราย ต้นทุนสูงกว่าที่ควรจะเป็น เป็นต้น

 ขั้นตอนที่สอง ศึกษา และ ปรับเปลี่ยน (Change) โดยศึกษาขั้นตอนการดำเนินงาน เอกสาร หรือวัสดุอุปกรณ์ ที่ใช้มากเกินความจำเป็น ซึ่งถ้ามีมากเกิน หรือมีแล้วทำให้เกิดปัญหา มากกว่าที่จะเกิดประโยชน์ เราสามารถกำจัดสิ่งเหล่านั้น  โดยใช้หลักการคิดง่ายๆ  คือ “ลด” “เลิก” “เปลี่ยน”  หรือ ECRS (Eliminate = กำจัดออก Combine = นำมารวมกัน Rearrange = ปรับแต่งใหม่ และ Simplify ทำให้ง่าย) จากสิ่งที่ไม่ดีเหล่านั้น ไปในแนวทางที่ดีขึ้น ขยายความเพิ่มเติมคือ เราจะลดวิธีการเก่าๆ เลิกวิธีการเก่าๆ และเปลี่ยนเป็นวิธีการใหม่ๆนั่นเอง

 

ขั้นตอนที่สาม ตรวจสอบผลลัพธ์ (Check) ประเมินเปรียบเทียบ ก่อน และหลังต่างกันอย่างไร เช่น ประหยัดขึ้น เร็วขึ้น สะดวกขึ้น ปลอดภัยมากขึ้น ต้นทุนต่ำลง ประสิทธิภาพสูงขึ้น ผลิตได้มากขึ้น เมื่อยล้าน้อยลง สบายมากขึ้น  เป็นต้นครับ

 

ขั้นตอนที่สี่ สร้างมาตรฐานในการทำงานในอนาคต (Standardization) ซึ่งทำได้โดยการนำแนวทางในในการปรับปรุงจนได้รับผลสำเร็จมาจัดทำเป็นมาตรฐาน โดยทำคู่มือ และเอกสารประกอบการปฏิบัติงานต่างๆ จากนั้นก็นำไปอบรมให้ความรู้กับพนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อทำให้พวกเขาเข้าใจ และสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องนั่นเอง

 

    เอาละมาดูตัวอย่างกันหน่อยดีกว่า โดยผมขอยกตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของบริษัทแห่งหนึ่งซึ่งผมได้มีโอกาสไปบรรยาย มาแสดงเพื่อให้ท่านเห็นภาพได้ชัดเจนมากขึ้น ซึ่งขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมมีดังนี้ครับ

 

    ขั้นตอนแรก สำรวจ (Survey)  โดยการสำรวจสภาพเดิม จากการสำรวจต้นทุนสินค้าของผลิตภัณฑ์ชนิดหนึ่งของบริษัทแห่งนี้ พบว่าต้นทุนวัตถุดิบสูงมาก คืออยู่ที่ ประมาณ 60% ของราคาขาย (นี่ยังไม่รวมค่าดำเนินการนะครับ) ซึ่งถ้าเป็นอย่างนี้ต่อไปแล้วละก็บริษัทอยู่ไม่รอดแน่ เพราะในปีหน้า Supplier ก็ต้องขอขึ้นค่าวัตถุดิบแน่นอน ผนวกกับค่าจ้างแรงงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าน้ำมัน และค่าโสหุ้ยอื่นๆ ที่จ่อคิวจะขึ้นตามมา

 

    ขั้นตอนที่สอง ศึกษา และปรับเปลี่ยน (Change) โดยเปลี่ยนสภาพเดิมให้เป็นสภาพใหม่ โดยไปวิเคราะห์ดูว่าต้นทุนการผลิตแต่ละตัวนั้นมีอะไรบ้าง โดยแบ่งเป็นสองส่วนคือ ต้นทุนวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต และต้นทุนค่าบรรจุภัณฑ์ หลังจากนั้นก็พิจารณาปรับเปลี่ยนไปทีละข้อ เช่น จากเดิมใช้วัสดุที่มีขนาดใหญ่เกินความจำเป็น ก็ไปทำให้เล็กลง อุปกรณ์ที่ใช้ 5 ชิ้น ก็ลดลงเหลือเพียงแค่ 3 ชิ้น และบรรจุภัณฑ์ ก็ลดความหนา และขนาดลงนิดนึง แต่ก็ยังใช้งานได้เหมือนเดิม Ffpในการเปลี่ยนแปลงนั้นได้มีการทดสอบคุณสมบัติต่างๆ แล้วไม่มีผลกระทบใดๆ เกิดขึ้นทั้งในด้านคุณภาพ การใช้งาน การส่งมอบ และกระบวนการผลิต ด้วยนะครับ

 

     ขั้นตอนที่สาม ตรวจสอบผลลัพธ์ (Check) โดยการเปรียบเทียบผลลัพธ์ก่อน และหลังการปฏิบัติงาน ซึ่งพบว่าประหยัดค่าใช้จ่ายได้เกือบ 6 แสนบาท (ซื้อรถกระบะได้คันหนึ่งเลยครับ) เท่านั้นยังไม่พอบริษัทแห่งนี้ยังได้มีการขยายผลไปยังสินค้าชนิดอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งหลังจากการขยายผลแล้วเขาสามารถลดต้นทุนถึงขนาดนำไปซื้อรถเบ็นซ์ได้เลยทีเดียวละครับ

 

ขั้นตอนที่สี่ สร้างมาตรฐาน (Standard) โดยทางบริษัทได้ให้เจ้าหน้าที่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงในครั้งนี้จัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงานใหม่ (Standard) และได้จัดทำเป็นเอกสาร และคู่มือประการการปฏิบัติงาน  จากนั้นและนำไปอบรมการทำงานให้กับพนักงาน และผู้ที่เกี่ยวข้องจนครบทุกคนครับ

      เห็นแล้วใช่ไหมครับว่ากิจกรรมไคเซ็นนี้มีประโยชน์มากมายมหาศาลขนาดไหน สุดท้ายผมขอฝากคมคิด สะกิดใจว่า

 “การที่บริษัทจะได้กำไร นั้นไม่จำเป็นต้องขายของให้ได้มากขึ้นอย่างเดียว เพียงแต่พนักงานช่วยกันคิด และดำเนินกิจกรรมไคเซ็น ก็ถือเป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ช่วยเพิ่มกำไรให้กับบริษัทได้อย่างง่ายๆ  โดยที่ไม่ต้องลงทุนให้มากมาย กิจกรรมดีๆ อย่างนี้ รีบดำเนินการกันเลยนะครับ เพราะทำก่อน ได้ก่อน ประหยัดก่อน กำไรก่อน และที่สำคัญ รวยก่อนแน่นอน”

     ผมขอเป็นกำลังใจให้กับทุกท่านเพื่อการลดต้นทุน และการปรับปรุงการทำงาน เพื่อสร้างกำไร และการเติบโตที่ยั่งยืนให้กับองค์กรนะครับ โชคดีครับ 

 

 ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์

Mobile:089-8118340