การแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน(Complex Problem) ได้ก่อนใคร

 

ด้วยเทคนิค Why Why Analysis การวิเคราะห์ทำไม ทำไม 

 

ได้แนวคิดจากการไปบรรยายหลักสูตรการแก้ไขปัญหา และตัดสินใจที่มีความซ้บซ้อน

(Complex Problem Soving and Decision Making) 

เขียนโดย ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
http://.www.bt-training.com,Email:tpongvarin@yahoo.com,Tel:089-8118340

**************************************************************************

เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นตอนสี่โมงเย็น เป็นการสนทนาระหว่าง

หัวหน้างาน (Supervisor) และลูกน้อง ถึงปัญหาการส่งงานไม่ได้ตามกำหนด    

                                                                                                         
“พี่ครับ งานเข้าแล้ว!!!!  วันนี้งานรอบ 5 โมงเย็นคงส่งได้ไม่หมด”

ลูกน้องรีบโทรรายงานหัวหน้าเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่อึดอัดใจอยู่ ณ ขณะนั้น

“ทำไมล่ะ?!!!” หัวหน้างานถามด้วยความสงสัย

“ก็เครื่องจักรดันเสียน่ะพี่!!!  เลยผลิตงานไม่ได้”

“แล้วทำไมเครื่องจักรถึงเสียได้ล่ะเนี้ย?” หัวหน้างานถามต่อด้วยความสงสัย

“ไม่รู้เหมือนกันพี่ ตอนเช้าก็ใช้ได้ดีไม่เห็นมีปัญหาอะไร แต่พอตกบ่ายก็หยุดไปเฉย”  ลูกน้องตอบ

“แล้วรู้หรือยังว่า เครื่องหยุดเนื่องมาจากสาเหตุอะไร?” หัวหน้างานถามซ้ำอย่างเร่งเร้า

“ก็ไม่รู้เหมือนกันพี่ แต่จากที่ได้คุยกับช่างแล้ว เขาบอกว่ามอเตอร์ไหม้”

“แล้วทำไมมอเตอร์ไหม้ล่ะ?” หัวหน้างานถามเค้นเพื่อเอาคำตอบ

“โถ่พี่ ผมไม่ใช่ช่างน๊ะ!!!!.” ลูกน้องตอบกลับด้วยอารมณ์โมโห แล้วพูดต่อ

 “พี่จะมาถามอะไรกับผมหนักหนาล่ะครับ ถ้าพี่อยากรู้พี่ก็ถามช่างเอาเองแล้วกัน

พี่จะคุยกับเขาไหมล่ะ? เขาอยู่ข้างๆผมนี่แหละ”

 

พูดจบลูกน้องก็รีบยืนโทรศัพท์ไปให้กับ ช่างซ่อมบำรุง

ผู้มีฉายาว่าจ่าชัย ที่กำลังสาละวนกับการซ่อมมอเตอร์

“จ่าชัย  ถามจริงเถอะตกลงเครื่องมันเป็นยังไงกันแน่?” หัวหน้างานเริ่มถามช่างซ่อมบำรุง

“สาเหตุของไอ้เครื่องที่เสียนั่นน  ก็เพราะว่ามอเตอร์ไหม้ครับ”  จ่าชัยตอบ

“อ้าว!!! แล้วไอ้มอเตอร์มันไหม้ได้ล่ะ?” หัวหน้าถามต่อ

“ก็เพราะมอเตอร์มันร้อน แล้ว จึงเกิดการทำงานเกินกำลัง (OVER LOAD)” จ่าชัยตอบตามหลักทฤษฎีเป๊ะ อย่างรวดเร็ว

“เฮ๊ย!!! แล้วทำไมถึงทำงานเกินกำลัง (OVER LOAD) ได้ล่ะ?”  หัวหน้างานถามด้วยความสงสัย

“ก็เพราะจารบีที่อยู่ติดกับเฟืองมอเตอร์มันไม่มี” จ่าชัยตอบต่อ

“ปัดโถ่เอ๊ย!!! แล้ว จารบีมันหายไปไหนล่ะ?”  หัวหน้างานถามด้วยความงง

“ก็เพราะ จารบีมันก็ค่อยๆหายไปเรื่อยๆ ระหว่างที่มีการปฏิบัติงาน

เนื่องจากว่ามอเตอร์ตัวนี้ไม่เคยได้มีการบำรุงรักษาเลยตั้งแต่เริ่มใช้งาน” จ่าชัยตอบต่อเพื่อให้หายสงสัย

“ตายแล้ว!!! ทำไม ไม่มีการบำรุงรักษาอะไรกันเลยล่ะ?”  หัวหน้างานถามคำถามเด็ด

“ก็เพราะ ไม่ได้มีการกำหนดมาตรฐานการดูแลรักษา เฟืองของมอเตอร์ตัวนี้มาก่อน

 

ห้วหน้าต้องเข้าใจนะครับว่า  เครื่องนี้เป็นเครื่องเก่าที่คนญี่ปุ่นเขามาติดตั้งให้ตั้งแต่เปิดโรงงาน

 

และเขาก็ลืมบอกเราว่าต้องดูแลรักษาอย่างไร?  จึงทำให้ไม่มีใครรู้ 

 

เมื่อไม่มีใครรู้ ก็เลยไม่ได้ดูแล  และเมื่อไม่ได้ดูแล มอเตอร์มันก็พังอย่างที่เห็นเนี้ยล่ะครับ

 

มีอะไรจะถามผมอีกไหมครับเนี้ย” จ่าชัยอธิบายเพิ่มเติม และเริ่มถามกลับบ้าง

“O.K. เข้าใจแล้วครับ ต้องขอบคุณมากนะที่ให้ข้อมูลได้อย่างละเอียด

ยังไงๆจ่าชัย ก็ช่วยซ่อมเครื่องให้ใช้งานได้ด้วยแล้วกัน เพราะผมมีงานต้องรอส่งอีกมาก” 

หัวหน้างานกล่าวขอบคุณ และฝากงานให้จ่าชัย  

 จากเหตุการนี้ สรุปปัญหาการส่งงานไม่ทันนี้ได้ว่า มีต้นตอมาจากการขาดการซ่อมบำรุงมอเตอร์ 

จึงส่งผลทำให้มอเตอร์ทำงานเกินกำลัง (OVER LOAD) และไหม้ ซึ่งแนวทางในการป้องกันการเกิดซ้ำ คือ

กำหนดมาตรฐานในการตรวจสอบ ดูแลรักษา และบำรุงรักษาครับ 
             การวิเคราะห์โดยถามว่าทำไม ทำไม หรือ Why Why Analysis เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้กันมากโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ

เป็นเทคนิคการวิเคราะห์หาปัจจัยที่เป็นต้นเหตุของปรากฏการณ์ หรือปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อให้ได้พบต้นตอ หรือรากเหง้าที่แท้จริง

และที่สำคัญคือเพื่อนำไปสู่การแก้ไข และป้องกันการเกิดซ้ำต่อไป
สำหรับขั้นตอนการทำ  Why Why Analysis มีดังนี้ครับ

1. วิเคราะห์ข้อเท็จจริง โดย ไปดูต้นตอ หรือสาเหตุจริงๆ ให้รู้อย่างลึกซึ้งว่ามีที่มาที่ไป อย่างไร และลักษณะอาการ เป็นอย่างไร

ซึ่งผมขอแนะนำให้ไปดู สถานการณ์จริง (Genba) และดูสภาพของจริง (Genbutsu) เพื่อให้ได้ข้อเท็จจริง (Real) โดยควรวาดภาพประกอบด้วยจะทำให้เข้าใจง่ายขึ้น

2. วิเคราะห์หาต้นตอของปัญหา โดยการวิเคราะห์หาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับปรากฏการ หรือปัญหา ซึ่งทำได้โดย

การถามทำไม ทำไม ไปเรื่อยๆ  จนเจอต้นตอของปัญหาครับ (ลองพิจารณาจากตัวอย่าง) ซึ่งส่วนใหญ่แล้วต้นตอของปัญหามักจะเกิดจาก

การขาดมาตรการการปฏิบัติงานที่ดี และเพียงพอต่อการปฏิบัติงาน สำหรับปรากฏการณ์ หรือบางปัญหาส่วนใหญ่ มักมีมากว่าหนึ่งสาเหตุ

ผมขอแนะนำให้เขียนเขียนแผนภูมิต้นไม้ (Tree Diagram) ช่วย เพราะนอกจากได้รายละเอียดครบถ้วนแล้ว ยังสะดวกต่อผู้ปฏิบัติงานอีกด้วยครับ

3. วิเคราะห์ความสัมพันธ์ โดยการถามกลับไป กลับมาว่า สิ่งนั้นๆ เป็นเหตุเป็นผล หรือมีความสอดคล้องกันเชิงตรรกะ (Logic) หรือไม่

เพราะการพิจารณาด้วยวิธีนี้จะช่วยทำให้การวิเคราะห์ของเราถูกต้องมากขึ้นครับ

4. วิเคราะห์หาวิธีการแก้ไข หรือป้องกัน จากการวิเคราะห์ขั้นสุดท้ายทำให้เราได้ทราบถึงต้นตอที่แท้จริง

จากนั้นเราก็มาค้นหาวิธีการแก้ไข และมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ ซึ่งจากตัวอย่างจะเห็นว่า วิธีการแก้ไขคือ

ซ่อมมอเตอร์ และนำไปทำให้เครื่องจักรสามารถใช้งานได้ ส่วนวิธีการป้องกันการเกิดซ้ำคือ

การกำหนดมาตรการการตรวจสอบ ดูแล รักษา เพื่อไม่ให้มอเตอร์ทำงานเกินกำลัง (OVER LOAD) ซ้ำอีก

5. นำมาตรการที่ได้ไปปฏิบัติจริง นำวิธีการแก้ไข และป้องกันดังกล่าวไปปฏิบัติ นอกจากนี้อาจนำวิธีการแก้ไขป้องกันดังกล่าว

ไปขยายผลกับสิ่งอื่นๆ หรือหน่วยงานอื่นๆ ที่มีความใกล้เคียงกันก็จะเป็นประโยชน์มากขึ้นอีกครับ เหมือนยิงปืนนัดเดียวได้นกหลายตัว
สำหรับเครื่องมือ Why Why Analysis นี้ผมบอกได้เลยครับว่าง่าย และมีประสิทธิภาพมาก ลองนำเอาไปใช้ดูนะครับ รับรองได้เลยครับว่า

 

วิธีการนี้จะช่วยทำให้ท่านได้ค้นพบต้นตอที่แท้จริงของปัญหาได้อย่างแน่นอน เหมือนกับตำรวจ ค้นหาคนร้ายได้อย่างถูกต้อง และแม่นยำนั่นเองครับ ………………

 

#ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
#Dr.Thongpunchang Pongvarin
#Management GURU by Dr.Thong BT
#bt-training.com
Mobile.0898118340