เทคนิคง่ายๆ ในการการลดต้นทุนที่ทุกคนมีส่วนร่วม
เขียนโดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
Email:tpongvarin@yahoo.com,www.bt-training.com,Tel:089-8118340
วันที่เขียน 3 พฤษภาคม 2553
เมื่อวันจันทร์ที่ผ่านมา ผมได้มีโอกาสไปบรรยายหลักสูตรเทคนิคการลดต้นทุนที่ทุกคนมีส่วนร่วมให้กับบริษัทแห่งหนึ่งที่จังหวัดระยอง วันนี้เลยอยากจะนำแนวคิดดังกล่าวมาแลกเปลี่ยนครับ
บริษัทอยู่รอดได้ ก็เพราะมีกำไร บริษัทเจ๊ง ก็เพราะขาดทุน แน่นอนครับคงไม่มีใครอยากให้บริษัท หรือสถานที่ทำงานอันเปรียบเสมือนหม้อข้าวของตนเองต้องแตกดังเพลาะ และยกเลิกกิจการไปเป็นแน่!!! เพราะการปิดกิจการนั่นคือจุดเริ่มต้นของปัญหาอีกมากมายหลายประการ ไหนจะต้องส่งค่าบ้าน ค่ารถ ค่าเล่าเรียนลูก ค่ากิน ค่าใช้ อีกจิปาถะ พรรณากันไม่หวาดไม่ไหว สาเหตุหลักๆ ในการที่บริษัทต้องมีการลดต้นทุนนั่นก็เพราะ วิธีการนี้เป็นวิธีการที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้บริษัทได้กำไร เพราะถ้าหากจะไปหวังให้มีการจัดโปรโมชั่น ลด แลก แจก แถม นั้นก็ต้องใช้เงินอีกนั่นแหละ และใช้เวลาค่อนข้างมากเลยที่เดียว แต่สำหรับวิธีการลดต้นทุนการผลิตนั้นทำได้เลย สะดวก รวดเร็ว และไม่ต้องเสียเงิน เสียทอง และเสียเวลาอะไรมากครับ เพื่อป้องกันปัญหาเหล่านั้นไม่ให้เกิดขึ้นเรามาหาทางช่วยกันสร้างกำไรให้กับบริษัทของเราด้วยวิธีการง่ายๆ ดังต่อไปนี่กันดีกว่า
ในการลดความสูญเปล่านั้นทำได้โดยวิเคราะห์หาว่าเรามีความสูญเปล่าอะไรบ้าง แล้วก็กำจัดมันออกไปเสีย ซึ่งโดยทั่วไปแล้วความสูญเปล่าแบ่ออกได้ เป็น 8 ประการครับ
1. ความสูญเปล่าจากการผลิตมากเกินไป (Over Production) หมายถึงการผลิตสินค้าที่เกินความต้องการ ซึ่งอาจเกิดจากการปฏิบัติงานที่ผิดพลาด ขาดประสิทธิภาพ หรือเกิดจากการผลิตที่เผื่อเอาไว้มากเกินไป สำหรับแนวทางแก้ไข คือ วิเคราะห์หาจุดบกพร่องในการปฏิบัติงาน และปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพสูงขั้นในด้าน คน เครื่องจักร วัสดุอุปกรณ์ วิธีการปฏิบัติงาน และสภาพแวดล้อม รวมไปถึง ควรปรับปรุงขั้นตอนการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
2. ความสูญเปล่าจากการขนย้าย (Transportation)มักเกิดจากการกำหนดทิศทางในการไหลของงาน (Process Flow) ที่ไม่เหมาะสม อาจจไกลเกินไป ซึ่งต้องมีการขนย้ายสินค้าจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ซึ่งในที่นี้มีการขนย้าย ทั้งในแนวราบ และแนวดิ่ง ทำให้เสียเวลามาก และอาจส่งผลกระทบทำให้เกิดความเสียหายระหว่างที่มีการขนย้าย หรือเคลื่อนย้ายอีกด้วยครับ
3. ความสูญเปล่าจากการเกิดของเสีย ต้องแก้ไขงาน (Defective) สาเหตุของปัญหานี้มีมากมาย ซึ่งต้นตอสำคัญคือการขาดการเตรียมความพร้อมของ 4M&1E (Men ,Machine ,Material ,Method Environment) และอาจรวมไปถึงการสื่อสาร การการควบคุมกระบวนการที่ขาดประสิทธิภาพอีกด้วยครับ สำหรับวิธีในการแก้ไข ก็ควรเตรียมความพร้อม ขอย้ำนะครับว่า ต้องพร้อมก่อนเริ่มลงมือปฏิบัติของ 4M&1E และต้องเข้าไปหมั่นติดตาม ตรวจสอบการปฏิบัติงานอยู่เสมอเพื่อหาจุดผิดปกติ จะได้รีบแก้ไขได้ทันเวลาครับ
4. ความสูญเปล่าจากการมีสินค้าคงคลังมากเกินไป (Over Stock)การเก็บสินค้าคงคลังนั้นรวมวัตถุดิบ (Raw Material) สินค้าระหว่างกระบวนการผลิต (WIP:Work In Process) และสินค้าที่ผลิตสำเร็จแล้ว (Finish Good) สาเหตุของปัญหานี้โดยทั่วไปแล้วมีอยู่ด้วยกันสองสาเหตุ สาเหตุแรกก็เป็นผลมาจากการผลิตสินค้าที่มากจนเกินไป แล้วขายไม่ได้ ขายไม่ออก คิดดูนะครับ ถ้าเป็นสินค้าที่มีอายุจำกัด แล้วขายไม่ออก เมื่อถึงกำหนด หมดอายุ ต้องทิ้งไปก็น่าเสียดาย และน่าเสียใจ รวมทั้งน่าโมโหน่าดู ส่วนสาเหตุที่สองคือ การเผื่อเอาไว้ อุ่นใจดี มีทั้ง การเตรียมวัตถุดิบเผื่อเอาไว้ เผื่อพลาดจะได้ไม่มีปัญหา โดยเฉพาะวัตถุดิบที่นำเข้ามาจากต่างประเทศ การกระทำเช่นนี้ เงินจม ต้นทุนจม แถมต้องมาเสียพื้นที่ เสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และเสี่ยงต่อการชำรุด เสียหาย และสูญหายอีกต่างหาก วิธีการแก้ก็คือ ควรนำระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี หรือ JIT (Just In Time) มาประยุกต์ใช้ครับ
5. ความสูญเปล่าจากขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ขาดประสิทธิภาพ (Process) สาเหตุ มักเกิดจากการออกแบบการทำงานที่ไม่ดี ทำให้ขั้นตอนการปฏิบัติงานไม่เหมาะสม เช่นเกิดความซ้ำซ้อน ติดๆ ขัดๆ แล้วยังไม่ดีต้องนำมาปรับแต่งอีก ทำให้เสียเวลา และค่าใช้จ่าย รวมทั้งทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความยุ่งยาก หรืออาจเกิดจากการขาดมาตรฐานการปฏิบัติงานที่ไม่ดีพอ หรือตรงข้ามอาจมีมาตรฐานการปฏิบัติงานที่เข้มงวดเกินความจำเป็นก็ได้ สำหรับแนวทางในการแก้ไขคือ ควรออกแบบระบบการผลิตให้ดีตั้งแต่ตอนแรก และควรประยุกต์ใช้เครื่องมืออื่นๆ มาช่วยในการควบคุมกระบวรการ และคุณภาพสินค้า เช่น การใช้หลักสถิติ (Statistic) การใช้หลักของการของวิศวกรรมอุตสาหการ IE (Industrial Engineering) หรือ หลักการวิจัยดำเนินงานหรือ OR (Operation Research) เป็นต้น
6. ความสูญเปล่าจากการรอคอยงาน (Waiting)ปัญหานี้เกิดขึ้นได้กับผู้ที่ปฏิบัติงานในสายการผลิตโดยตรง และแผนกที่สนับสนุน ซึ่งสาเหตุส่วนใหญ่เกิดจากการรองานไม่มา ก็ไม่รู้จะทำอะไร เพราะเครื่องจักรเสีย แผนกก่อนหน้าไม่เอางานมาส่ง วัตถุดิบขาด Part ไม่มี รอเอกสาร รอโทรศัพท์ รอการตอบกลัย หรือไม่ก็ รอกันไป ก็รอกันมาก ไม่ลงมือทำกันเสียที สำหรับวิธีการแก้ไขปัญานี้ก็อาจทำได้โดย ควรมีการวางแผนงานให้เหมาะสม เพื่อลดเวลาการรอระหว่างกระบวนการ ควรจัดกระบวนการทำงานให้สมดุลย์ (Balance) จัดเครื่องมืออุปกรณ์ และวัตถุดิบให้พร้อมก่อนเริ่มงาน เพื่อลดการว่างงาน แต่ถ้าต้องรองานจริงๆ ก็ควรจัดพนักงานไปอบรม หรือไปทำงานในแผนกอื่นที่เขาพอทำได้ สุดท้ายก็อบรมให้เขามีทักษะในการทำงานได้หลายประเภท (Multi Skill) เพื่อจะได้ไม่ว่าง (เพราะถ้าพนักงานว่างปุ๊ป ผู้บริหารมักจะมองเห็นปั๊บ)
7. ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหวที่ไม่เกิดประโยชน์ (Motion) ปัญหานี้เกิดจากการออกแบบขั้นตอนวิธีในการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสม เช่น ต้องเอื้อมไปหยิบของ ต้องก้มตัว ต้องหมุนมือ ขยับแขน ต้องยกของ เป็นต้น ทำแบบนี้นานๆ ผู้ปฏิบัติก็จะเกิดความเมื่อยล้า ทำให้เกิดความล่าช้า และปัญหาความผิดพลาด ก็มักจะเกิดขึ้นตามมา สำหรับวิธีการแก้ไข ควรนำแนวคิดการศึกษาการเคลื่อนไหว และการศึกษาเวลา (Motion and Time Study) เพื่อมาประยุกต์ใช้ ดูว่าจุดไหนที่เราควรปรับ ควรใช้เครื่องมือจับยึด (Jig หรือ Fixture) หรือควรปรับปรุง อุปกรณ์ประกอบการทำงาน เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ชั้นวางของ กล่องเก็บ Part หรือ ใช้อุปกรณ์แขวนเพื่อลดกันยก ให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมกับผู้ปฏิบัติงานมากที่สุด เป็นต้น
8. ความสูญเปล่าจากการไม่นำเอาความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์ (Idea)อันนี้สำคัญมาก เพราะโลกปัจจุบันเราอยู่บนเศรษฐกิจฐานความรู้ หรือ (Creative Economy) จะสังเกตุได้ว่าบริษัทใหญ่ๆ ที่มีชื่อเสียงโด่งดัง เขาจะให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มาก โดยมักจะใช้กิจกรรมไคเซ็น (Kaizen) กิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion) กิจกรรมกลุ่ม คิวซีซี (Quality Control Circle) เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้นำความคิดสร้างสรรค์ที่ตนเองมีเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหา ปรับปรุง พัฒนา และเสนอแนวคิดใหม่ๆ เพื่อพัฒนาตนเองและบริษัทให้ดีขั้น โดยใช้ความคิดว่า
“วันนี้ ต้องดีกว่าเมื่อวาน วันพรุ่งนี่ ต้องดีกว่าวันนี้”
นอกจากนี้ยังมีความสูญเปล่าอีกประเภทหนึ่ง ที่เรียกว่า 3 Mu
1. มูริ (MURI) การทำงานเกินกำลังความสามารถ เช่น ความเร็วในการผลิตเครื่องจักรตามมาตรฐานที่กำหนดคือ 100 อัน/ชั่วโมง แต่เราเร่งให้ผลิต 120 อัน/ชั่วโมง เสี่ยงต่อการเกิดงานเสีย และเครื่องจักรชำรุดเสียหายอย่างมาก ดังนั้นควรจะต้องศึกษาข้อมูลต่างๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจและใช้ได้อย่างถูกต้อง และต้องไม่ฝืนกฏระเบียบด้วยนะครับ
2. มูดะ (MUDA) การทำงานที่ไม่คุ้มค่า ต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดเช่น ในหนึ่งวันใช้เครื่องจักเพียงไม่กี่ชั่วโมง หลังจากนั้นก็หยุด เพราะรองานบ้าง รอซ่อมบ้าง หรือใช้งานไม่ได้บ้าง ไม่คุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนซื้อมาเลยจริงๆครับ
3. มูระ(MURAความไม่สมำเสมอ) เช่น ต้นเดือนงานน้อย เครื่องจักรผลิตครึ่งวัน หยุดครึ่งวัน แต่พอมาปลายเดือน งานเขามามากผลิตทั้งวันทั้งคืน แทบจะไม่มีเวลาซ่อมกันเลยอย่างงี้เครื่องพังแน่ๆครับ
นอกจากนี้ยังมีวิธีง่ายๆกว่านี้อีก คือ ใช้ให้เหมาะสม และเพียงพอต่อความต้องการเท่านั้น สิ่งใดไม่จำเป็นก็เลิกเสีย เช่น เปิดแอร์ ใครๆ ก็รู้ว่าต้อง 25 องศา เวลาไม่อยู่ก็ปิด เครื่องมือ อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงาน การโดยเฉพาะกระดาษ ก็ควรคิดให้ดีก่อนที่จะพิมพ์ ตรวจสอบความเรียบร้อยก่อน เพื่อจะได้ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำอีก นอกจากนี้เครื่องมือเครื่องใช้อื่นๆ ก็ควรช่วยกันตรวจสอบดูแล รักษา เพื่อช่วยยืดอายุการใช้งานให้นานขึ้น ส่วนสวัสดุสิ้นเปลืองอย่างเช่น ถุงมือ หน้ากาก ผ้าถูกต่าง ก็เช่นกันครับ ต้องช่วยกันใช้กันอย่าประหยัด ไม่ควรคิดว่าเขามีให้เบิก มีให้ใช้ ก็ใช้เข้าไป อย่างงี้ไม่ดีแน่ และสุดท้ายคือ ควรช่วยกันทำงานให้เต็มประสิทธิภาพด้วยนะครับ เพราะ การทำงานที่ขาดประสิทธิภาพ ก็ถือเป็นความสูญเปล่าอีกอย่างหนึ่งด้วยเช่นกัน
นี่เป็นตัวอย่างในการที่เราจะศึกษาความสูญเปล่าต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางให้ท่านได้นำไปประยุกต์ใช้กันนะครับ สำหรับการลดความสูญเปล่านั้นท่านสามารถเริ่มต้นได้จากการลดสิ่งที่ไม่จำเป็นในการทำงานเล็กๆน้อยๆ เพียงไม่กี่วินาที หรือไม่กี่นาที ถ้าทำไปเรื่อยๆ และทำกันทุกคน ผมรับรองได้เลยครับว่าบริษัท หรือหน่วยงานของท่านจะมีการเพิ่มผลผลิต หรือ (Productivity) ได้อย่างแน่นอนครับ
