วิธีการเพิ่มจำนวนกิจกรรมข้อเสนอแนะ และไคเซ็น
เขียนโดยทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
มูลเหตุจูงใจ ประสบการณ์จากการไปบรรยายหลักสูตรกิจกรรมข้อเสนอแนะ และไคเซ็น
หลายครั้งที่ผมได้ไปบรรยายหลักสูตร การดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ และกิจกรรมไคเซ็น ปัญหาส่วนใหญ่ที่พบส่วนใหญ่มีอยู่ด้วยกันสองประการคือ บริษัทที่เพิ่งเริ่มทำ ซึ่งปัญหาที่พบคือ พนักงานส่วนใหญ่ ขาดความรู้ ในกิจกรรม ไม่รู้ว่ากิจกรรมนี้คืออะไร จำเป็นอย่างไร ทำไมต้องทำ และถ้าจะทำต้องทำอย่างไรบ้าง ซึ่งปัญหานี้แก้ไขได้ไม่ยาก เพียงแค่ให้ความรู้ คำแนะนำ หรือให้ตัวอย่าง พร้อมกับการ แนะขั้นตอน วิธีการดำเนินงานก็ไปได้โลดแล้วครับ แต่สำหรับปัญหาที่สองซึ่งมักเกิดขึ้นกับ บริษัทที่มีการดำเนินกิจรรมทั้งสองมาได้ระยะหนึ่ง โดยปัญหาที่เกิดขึ้นนั่นก็คือ จำนวนของการเสนอกิจกรรมเหล่านี้ลดลง (ไม่เหมือนช่วงแรก ที่เริ่มทำ) แม้จะมีการจัดกิจกรรมรณรงค์ส่งเสริมก็ตาม เช่น เพิ่มเงินรางวัล จัดประกวดคำขวัญ จัดการแข่งขัน ติดบอร์ด ป้าย ประชาสัมพันธ์ แต่จำนวนก็ยังไม่เพิ่มขึ้นตามเป้าหมายที่กำหนดอยู่ดี
จากประสบการณ์ที่ไปบรรยาย และพูดคุยกับผู้เข้ารับการอบรม ผมเลยเกิดแนวคิด ที่อยากจะผ่าทางตัน ของปัญหานี้ โดยเริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหาก่อน โดยผมขอมองเป็น 3 ประเด็นดังต่อไปนี้ครับ
หนึ่ง ด้านตัวพนักงาน ซึ่งปัญหาส่วนใหญ่ที่พบ ขาดความรู้ หรือแนวคิดในการดำเนินกิจกรรม ไม่มีเวลาคิดเพราะงานประจำวันก็ยุ่งมากอยู่แล้ว โดยนิสัยแล้วไม่ค่อยชอบคิด ไม่ใช่นักสังเกต คิดว่าตนเองมีความรู้น้อย คงทำไม่ได้ พนักงานไม่ค่อยรู้ว่าเรื่องเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรมทั้งสอง
แนวทางการแก้ไข คือ หนึ่ง อบรมให้ความรู้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง สอง ควรมีเครื่องมือช่วย เช่น ตารางตรวจสอบ (Check Sheet) เพื่อให้พนักงานนำไปวิเคราะห์หาหัวข้อตามที่ระบุเอาไว้ (เอาไว้แก้ไขปัญหา พนักงานไม่รู้จะทำเรื่องอะไร) โดยนำเอกสารฉบับนี้ถือเข้าไปในกระบวนการแล้วตรวจสอบตามที่ระบุไว้ เท่านี้ก็ได้หัวเรื่องอีกเพียบเลยละครับ (ผมลองมาแล้ว Work มากครับ) สาม ควรมีการแบ่งเวลาให้พนักงานคิดบ้าง เช่น ก่อนเลิกงานสัก ห้านาที หรือสัปดาห์ละ สิบนาที ให้พนักงานกับหัวหน้า มานั่งคุยกัน เพื่อสรุปปัญหา ข้อบกพร่อง หรือข้อเสนอแนะจากการปฏิบัติงาน โดยควรจัดเตรียมพื้นที่ ให้เหมาะสม เพื่ออำนวยความสะดวกอย่างเต็มที่ เช่นห้องประชุม โรงอาหาร หรือม้าหิน ใต้ต้นไม้ เป็นต้นครับ สี่ พนักงานควรมีสมุดพกเล่มเล็กๆ ติดตัวเอาไว้ เพื่อเอาไว้บันทึกรายละเอียดต่างๆ เช่น ปัญหา ข้อเสนอแนะ หรือไอเดียต่างๆ (ลงทุนแค่เล่มละไม่เกิน 10 บาท แต่ได้ผลเป็นหลักหมื่นบาทก็มีมาแล้วครับ)
สอง หัวหน้างาน ซึ่งถือเป็นหัวใจ เพราะเป็นฟันเฟืองที่คอยขับเคลื่อนที่สำคัญ สำหรับปัญหาส่วนใหญ่ของหัวหน้างานที่เป็นอุปสรรค์ต่อการดำเนินกิจรรมทั้งสองคือ ขาดความรู้ ความเข้าใจ ยุ่งจนไม่มีเวลาจะทำอะไรอยู่แล้ว ขาดความรู้ในการปรับปรุง และพัฒนาตนเอง และนิสัยส่วนตัวที่อาจจะเป็นอุปสรรค์ต่อการดำเนินกิจกรรม
แนวทางแก้ไข ควรศึกษาหาความรู้ให้มีความเข้าใจในกิจกรรมทั้งสองอย่างลึกซึ้ง เช่น หัวข้ออะไรบ้าง และสิ่งใดที่สามารถทำได้ จากนั้นก็ควรเข้าไปให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิด และที่สำคัญควรมีการกระตุ้นให้เกิดการคิด และวิเคราะห์เพื่อค้นหาจุดบกพร่อง หรือจุดที่ควรปรับปรุง และพัฒนา สุดท้ายต้องคอยติดตามผล และให้กำลังใจลูกน้องเสมอ อีกประการหนึ่งคือ ต้องปรับเปลี่ยนตนเองให้เห็นความสำคัญของการปรับปรุง และพัฒนางาน (ขอแนะนำว่า ต้องปรับเปลี่ยนตนเองก่อน แล้วจึงค่อยไปปรับเปลี่ยนลูกน้อง จะได้ผลเร็วที่สุดครับ)
สาม คณะกรรมการ และผู้บริหาร จากปัญหาที่พบบางครั้งเช่น การไม่มีมาตรฐานที่ชัดเจนทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกลำเอียง หรือไม่เป็นธรรม และความล่าช้าในการดำเนินการตัดสิน นั้นมีความล่าช้าทำให้ผู้ที่เขียนรู้สึกเบื่อที่จะรอผม (คนส่วนใหญ่ ใจร้อน อยากรู้ผลไวๆ)
แนวทางการแก้ไข ควรมีกิจกรรมอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ และมีการประชาสัมพันธ์ให้ทั่วถึง เช่นติดบอร์ดที่บริเวณ โรงอาหาร ทางเดิน ห้องน้ำ หรือบริเวณที่คนเดินผ่านไป ผ่านมามากๆ เพื่อให้คนสนใจ หรืออาจส่งเมลล์ เพื่อ Update ให้กับหัวหน้างานต่างๆ เพื่อแจ้งไปยังลูกน้องได้ทราบความคืบหน้าต่างๆ
สอง ควรนำกิจกรรมอื่นเข้ามาช่วย เช่น การให้ความรู้ด้าน วิศวกรรมอุตสาหการ (Industrial Engineering) วิศกรรมคุณค่า (Value Engineer) การควบคุมด้วยสายตา (Visual Control) 5ส. การลดความสูญเปล่า TPM (Total Preventive Maintenance) และกิจกรรมอื่นๆ อีกมากมาย โดยควรเลือกให้เหมาะสมกับแต่ละหน่วยงานนะครับ สาม ควรมีการให้รางวัลอย่าเหมาะสม โดยรางวัลอาจไม่ใช่ตัวเงินเสมอไป ผมเห็นบางที่ก็ให้ใบประกาศ ถ้าหากสามารถเสนอหัวข้อได้เพิ่มขึ้นต่อเนื่องติดต่อกัน สามสัปดาห์ สี่ ควรจัดกิจกรรมเพื่อส่งเสริมให้พนักงานได้ค้นคิด หาปัญหาได้ด้วยตนเอง โดยส่งเสริมให้พนักงานค้นหาจุดผิด จุดบกพร่อง จุดปัญหา หรือจุดที่ควรปรับปรุงได้ด้วยตนเอง
สุดท้าย ก็ขอเอาใจช่วยทุกบริษัท ให้ดำเนินกิจกรรมทั้งสองให้บรรลุเป้าหมาย ตามที่แต่ละท่านได้กำหนดเอาไว้ แม้จะยากเย็นเหมือนเข็ญครก ขึ้นภูเขาก็ตาม เพราะ "กิจกรรมนี้บอกได้เลยครับว่า เป็นกิจกรรมง่ายๆ แต่ทำแล้วได้ผลจริงล้านเปอร์เซ็นต์ครับ"
