เขียนโดยทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
มูลเหตุจูงใจ จากการช่วยตอบโจทย์ 15 ข้อระหว่างการบรรยาย เพื่อผ่าทางตันของการดำเนินกิจรรมไคเซ็นของโรงานแห่งหนึ่ง
"เมื่อวานนี้ผมได้ไปบรรยายหลักสูตรการดำเนินกิจกรรมไคเซ็นอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัญหาของบริษัทนี้ ก้เหมือนกับหลายๆโรงงานละครับก็คือ ทำไปได้สักพักหนึ่ง ประมาณ ปีครึ่ง ถึงสองปี ก็เกิดทางตัน ด้วยเหตุที่เกิดทางตันนี้นั่นละครับ ผมก็เลยได้ไปแลกเปลี่ยนแนวคิดผ่านการทำ Workshop โดยอาศัยหลักการของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวของเราที่ว่า
"เข้าใจ เข้าถึง แล้วค่อยพัฒนา"
โดยผมให้ทุกคนซึ่งเป็นคณะกรรมการไคเซ็นในห้องมาแลกเปลี่ยนแนวคิดกัน โดยเริ่มจากคำถามของผมที่ว่า
"ปัญหาทางตันไคเซ็นของบริษัทของเราคืออะไร?"
ซึ่งจากการระดมสมองแล้วก็ได้ปัญหามา 15 ข้อ และในระหว่างที่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมผมมาหาคำตอบ ซึ่งคำถาม คำตอบนั้น อยู่ข้างล่างนี้เองครับ"
1. ปัญหา คิดเรื่องที่ทำไม่ได้
แนวทางแก้ไข ใช้ใบรายการตรวจสอบเพื่อค้นหาข้อเสนอแนะ โดยผมให้เอกสารประกอบการบรรยายครับ ซึ่งจะช่วยไปหาหัวข้อจากพี้นที่ทำงาน ไม่เชื่อว่าพวกเขาได้หัวข้อกันอีกเพียบเลยครับ
2. ปัญหา ไม่มีเวลา
แนวทางแก้ไข หัวหน้าควรจัดเวลา และสถานที่ให้กับพนักงานได้คิด และเขียน
3. ปัญหา มองว่าเป็นเรื่องยาก
แนวทางแก้ไข หัวหน้าควรทำความเข้าใจ และสร้างทัศนคติที่ดีต่อการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ
4. ปัญหา เขียนไม่เก่ง
แนวทางแก้ไข หัวหน้างานควรให้ความช่วยเหลือ และแนะนำเพื่อการฝึกฝน โดยผมได้ให้วิธีการเขียนที่ถูกต้อง และง่ายในเอกสารประกอบการบรรยายครับ
5. ปัญหา เกณฑ์การประเมินสูงเกินไป
แนวทางแก้ไข ควรกำหนดเกณฑ์ให้เหมาะสม และสอดคล้องกับความยากง่ายในแต่ละหัวเรื่องและทำความเข้าใจกับพนักงาน
6. ปัญหา แรงจูงใจน้อย
แนวทางแก้ไข ควรมีการให้รางวัล ที่เหมาะสม เช่น เงิน ใบประกาศ และเพิ่มไปยังหัวข้อการประเมินผลงานประจำปี
7. ปัญหา ไม่เข้าใจวิธีการเขียน
แนวทางการแก้ไข หัวหน้างานควรมีตัวอย่างการเขียนที่ดี และถูกต้องมอบให้กับพนักงานทุกคน และอบรมเพิ่มเติม เพื่อให้พนักงานได้นำไปศึกษา
8. ปัญหา คิดว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย ไม่น่าทำ
แนวทางการแก้ไข ทำความเข้าใจ กับพนักงานถึงการเขียนเรื่องที่สามารถเขียนได้ พร้อม
ยกตัวอย่างให้พนักงานเข้าใจ
9. ปัญหา คิดว่าเป็นการเพิ่มงาน
แนวทางการแก้ไข ทำความเข้าใจเรื่องการทำงาน และการปรับปรุงงาน เป็นของคู่กันคนที่ประสบความสำเร็จนั้นเขาก็จะทำงาน ไปพร้อมกับการปฏิบัติงานประจำด้วยเสมอ
10. ปัญหา เขียนแล้วรู้สึกเหมือนเป็นหน้าที่ประจำ
แนวทางการแก้ไข ทำความเข้าใจว่าเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องทำ และสมควรทำอย่างยิ่ง เพราะประโยชน์ที่ได้จากการทำไคเซ็นก็เพื่อตนเอง และหน่วยงาน
11. ปัญหา ไม่รู้ว่าสิ่งนั้นเป็นปัญหาหรือไม่
แนวทางการแก้ไข หัวหน้างานควรสอน และปลูกจิตสำนึกในเรื่องการมองสิ่งรอบตัวว่าคือเรื่องที่ควรปรับปรุง และอย่างมองว่าปัญหา คือเรื่องปกติ
12. ปัญหา หัวหน้างานลืมทำ
แนวทางการแก้ไข หัวหน้างานควรบันทึกข้อมูลต่างๆ และกำหนดแผนงานเพื่อนำไปสู่การเขียนก่อนเริ่มงาน
13. ปัญหา การตั้งเป้าหมายเรื่องสูงเกินไป
แนวทางแก้ไข กำหนดเรื่องให้เหมาะสมกับความสามารถของพนักงาน
14. ปัญหา กลัวไปซ้ำกับคนอื่น
แนวทางการแก้ไข ควรแสดงเรื่องต่างๆที่มีคนทำให้พนักงานได้ทราบ
15. ปัญหา ไม่รู้ความหมายของไคเซ็น
แนวทางแก้ไข ควรจัดอบรม หรือส่งเสริมกิจกรรมเพื่อให้ความรู้กับพนักงานทั้งเก่า และใหม่ เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจ อย่างลึกซึ้ง
ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ โดยท่านต้องทำความเข้าใจกับหน่วยงานของท่านอย่างถ่องแท้ก่อน
เพราะปัญหาของเรา เราย่อมรู้ดีกว่าใครเพื่อน ลองนำไปใช้ดูนะครับรับรอง ได้ผลล้านเปอร์เซ็นต์