กิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion) และ ไคเซ็น(Kaizen) รีบทำเสียแต่ตอนนี้ ก่อนที่จะสายเกินไปครับ

เขียนโดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์  วิทยากร นักเขียน และที่ปรึกษา

*********************************************************************************************

ช่วงสองสัปดาห์ที่ผ่านมาผมได้มีโอกาสบรรยายหลักสูตร การดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะให้กับหน่วยงานของรัฐแห่งหนึ่ง และบริษัทเอกชนอีกแห่งหนึ่ง

ซึ่งทั้งสองแห่งนี้ไม่เคยดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion) มาก่อน

วันนี้ผมเลยอยากที่จะนำแนวคิด และประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนกัน โดยตั้งหัวข้อว่า

กิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion) หรือไคเซ็น(Kaizen) รีบทำเสียแต่ตอนนี้ ก่อนที่จะสายเกินไปครับ

 

 

                    สมการง่ายๆที่เรารู้จักกันดี คือ กำไร = รายได้ – รายจ่าย

แต่สิ่งที่ยากก็คือ ทำอย่างไรที่จะทำให้เกิดกำไรสูงสุด (Maximize Profit) และต้นทุนต่ำที่สุด (Lowest Cost)

สำหรับวิธีที่จะทำให้เกิดกำไร ก็มีอยู่สองวิธีง่ายๆ นั่นก็คือ การส่งเสริมการขาย เช่น โฆษณา ประชาสัมพันธ์ หรือจัดโปรโมชั่น ลด แลก แจก แถม ซื้อ 2 แถม 1ซึ่งวิธีนี้ทำให้เราต้องเสียค่าใช้จ่าย หรือส่วนแบ่งของเงินที่จะได้มาเป็นรายรับ

และอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มยอดขายคือ การเพิ่มราคาขาย ก็เป็นที่ทราบกันดีว่า วิธีการนี้ไม่นิยมใช้กัน เพราะยิ่งเพิ่มราคาขาย ลูกค้าก็จะหันไปซื้อ หรือใช้บริการคู่แข่งของเราเป็นแน่

ต่อไปเรามาดูอีกฝั่งหนึ่งบ้างนั่นคือการลดต้นทุน ซึ่งมีวิธีง่ายๆ อยู่ด้วยกัน 2 วิธี วิธีแรกคือ การลดวัตถุดิบ วิธีการนี้เสี่ยงเหมือนกัน ต้องอาศัยความรู้ ความชำนาญ และการทดลองอยู่มาก เพราะถ้าหากไปลดวัตถุดิบแบบ สุ่มสี่ สุมห้า แล้วมีผลต่อลูกค้าละก็ เจ๊งไม่เป็นท่าแน่นอน

และอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ท่านเกิดกำไร ได้อย่างง่ายๆ ไม่ต้องลงทุนอะไรมากมาย แต่ได้ผลมหาศาลนั่นก็คือ การนำแนวคิดของการปรับปรุง และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อลดความสูญเสีย ของพนักงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์ โดยผ่านกิจกรรมง่ายๆที่เรียกว่า กิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion) หรือไคเซ็น(Kaizen) นั่นเอง

     กิจกรรมข้อเสนอแนะ หรือ ไคเซ็น นิยามง่ายๆได้ว่า เป็นการส่งเสริมให้พนักงานทุกคนได้เสนอแนวคิด เพื่อปรับปรุง พัฒนาการปฏิบัติงานปัจจุบัน ให้ดีขึ้น และลดความสูญเปล่าต่างๆที่เกิดขึ้นในกระบวนการ เช่น ลดของเสีย ลดการจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้ามากเกินไป ลดเวลาการปฏิบัติงาน ลดเวลาการว่างงาน เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการทำงาน ลดการขนย้าย ลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น เป็นต้น ซึ่งสิ่งที่ได้คือ คุณภาพ(Quality) สินค้าที่สูงขึ้น ลดของเสีย (Defect /Yield Loss) การส่งมอบ (Delivery) ตรงเวลามากขึ้น ต้นทุน ต่ำลง (Cost Down) ความปลอดภัย (Safety) ที่สูงขึ้น เป็นต้น 

เทคนิคในการนำเสนอหัวเรื่องเพื่อพิจารณาไปสู่การปรับปรุง และพัฒนา ต้องคำนึงถึงสองสิ่งดังต่อไปนี้

1.  ความจำเป็น โดยต้องเป็นเรื่องที่ทำแล้วสอดคล้องกับเป้าหมาย หรือนโยบายของบริษัท เป็นประโยชน์ ต่อส่วนรวม โดยทั่วไปแล้วมักจะพิจารณาจากการลดความสูญเปล่า และเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เรื่องเกี่ยวกับการลดอุบัติเหตุ ลดต้นทุนการผลิต หรือสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการปฏิบัติงานเป็นต้น

2.  ความพอเพียง โดยควรพิจารณาความสามารถของหน่วยงาน เงินทุน หรือค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการปรับปรุง ระยะเวลาในการดำเนินโครงการ (ซึ่งก็ไม่ควรนานเกิน 3 เดือน) ความสามารถของพนักงาน

สำหรับขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ หรือ ไคเซ็นนั้น ผมขอสรุปเอาแบบง่ายๆ แต่ใช้งานได้จริง   ดังต่อไปนี้

1.   จัดตั้งคณะกรรมการ เพื่อดำเนินงาน ควรประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูงสุด ผู้จัดการ ไปจนถึงพนักงานระดับหัวหน้างาน และต้องมาจากหลากหลายแผนกครับ ซึ่งหน้าที่ของคณะกรรมการก็มีดังนี้ การจัดประชุม กำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆ ประชาสัมพันธ์กิจกรรม ให้ความรู้กับพนักงาน ประเมินผลใบกิจกรรม การมอบรางวัล ส่งเสริมและพัฒนกิจกรรมให้ดีขึ้นเป็นต้น

2.  ประชาสัมพันธ์ ให้พนักงานได้มีความรู้ ความเข้าใจในวัตถุประสงค์ และประโยชน์ ที่พนักงาน หน่วยงาน บริษัท และประเทศชาติ จะได้รับจากการดำเนินกิจกรรมนี้ สำหรับวิธีการประชาสัมพันธ์ที่นิยมใช้ และได้ผลอย่างมากคือ การจัดบอร์ด การสื่อสารไปยังหัวหน้างานเพื่อกระตุ้นในการประชุมกับลูกน้องอย่างสม่ำเสมอ การใช้อีเมลล์แจ้งความคืบหน้าโครงการต่างๆ สะดวก รวดเร็ว และประหยัดครับ

3.  อบรมให้ความรู้ ในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ หรือไคเซ็น เพื่อให้พนักงานสามารถเขียนกิจกรรมข้อเสนอแนะได้อย่างถูกต้องมากที่สุด

4.  ตรวจประเมินผล โดยคณะกรรมจัดประชุมเพื่อพิจารณาข้อเสนอแนะที่ได้รับ ซึ่งส่วนใหญ่มักพิจารณาจากผลที่ได้รับ เช่น จำนวนเงินที่ได้รับ ความปลอดภัย การนำไปต่อยอด หรือขยายผล การทำงานได้ง่าย สะดวกกว่าในปัจจุบัน ความพยายาม และการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเกณฑ์อันนี้คณะกรรมการต้องรอบคอบ ชัดเจน ในการประเมิน มิฉะนั้นอาจเกิดข้อสงสัย หรือคำคารหาได้ครับ

5.  มอบรางวัล โดยควรมอบเงิน และใบประกาศ หรือโล่ห์ เพื่อสร้างขวัญกำลังใจ โดยส่วนใหญ่แล้วมักมอบในวันกินเลี้ยงปีใหม่ บนเวที โก้น่าดูเลยละครับ

6.  ปรับปรุง และพัฒนาต่อยอด โดยควรทำสองสิ่งพร้อมๆกัน สิ่งแรกคือ ติดตามผลโครงการ โดยควรไปตรวจสอบความคืบหน้า เพิ่มเติม ในเรื่องที่ได้รับรางวัล และสอง ควรพัฒนาทักษการเขียนข้อเสนอแนะ ของพนักงานให้สูงขึ้น เช่นการใช้ข้อมูลประกอบ การวาดภาพ การประเมินผลลัพธ์ต่างๆ เป็นต้นครับ

สำหรับ ปัญหาและอุปสรรค และวิธีการแก้ไขของการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะมีดังต่อไปนี้

1.  พนักงานไม่ให้ความสำคัญ สามารถแก้ไขโดย คณะกรรมการ และหัวหน้างานต้องทำเป็นตัวอย่าง และนำไปใช้ในการประเมินผลงานประจำปีด้วย (บังคับเลย)

2.  ไม่รู้จะเขียนข้อเสนอแนะอย่างไร? สามารถแก้ไขโดยที่ คณะกรรมการ และหัวหน้างาน ควรให้ความรู้ใหม่ เช่น ความรู้ด้านวิศวอุตสาหการ (IE: Industrial Engineering) วิศวกรรมคุณค่า (VE: Value Engineer) และควรหาตัวอย่างมาให้พนักงานได้ดูเยอะๆ เช่น เป็นสมาชิกนิตยสารเกี่ยวกับการผลิต การเพิ่มผลผลิต การดำเนินกิจกรรมไคเซ็น การบริหารคุณภาพ

3.  ไม่มีเวลา สามารถแก้ไขโดย หัวหน้างานควรจัดเวลาให้พนักงานได้ทำกิจกรรมข้อเสนอแนะบ้าง เช่น สัปดาห์ละ 20 นาที หรือเดือนละ 1 ชั่วโมง เป็นต้น ซึ่งควรพิจารณาตามความเหมาะสม ไม่กระทบต่อการปฏิบัติงานประจำวัน

4.  หมดไฟ สามารถแก้ไขโดย คณะกรรมการ และหัวหน้างาน ควรประชาสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง จากประสบการณ์ช่วงแรกส่งมากทะลุเป้า ผ่านไปสัก 1 ปี ยอดตก ดังนั้นคณะกรรมการควรปรับแผนงานให้สอดคล้องกับสภาพการปฏิบัติงานในปัจจุบันด้วยนะครับ

5.  ผู้บริหารไม่เล็งเห็นความสำคัญ สามารถแก้ไขโดย คณะกรรมการควรนำเสนอผลที่ได้รับจากกิจกรรมนี้จากบริษัทอื่นๆ เพื่อให้ผู้บริหารได้เห็น

เห็นแล้วใช่ไหมครับว่า กิจกรรมนี้ มีประโยชน์มากมายมหาศาลเพียงใด และที่สำคัญทำง่ายๆ ไม่ยุ่งนาก และถ้าหากท่านต้องการแบบฟอร์ม การเขียนกิจกรรมข้อเสนอแนะอย่างง่าย แต่ใช้ง่านได้จริง ก็เมลล์มาหาผมได้

ยังไม่สายครับถ้าหากจะลงมือทำนะครับ สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจว่า “สิ่งดีๆ หากรู้ก่อน ทำก่อน ได้รับผลก่อน แต่ถ้ารู้ที่หลัง ทำที่หลัง ได้รับผลทีหลัง” ไม่ทำเสียใจแย่เลย จะมานั่งร้องไห้ คอตก หาว่าผมไม่บอกไม่ได้นะครับ

****************************************