ชื่อผู้เขียน : คุณทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
วันที่เขียน : 25 พฤษภาคม 2554
มูลเหตุจูงใจ : เตรียมตัวไปบรรยาย หลักสูตรการพัฒนาทักษะการรายงานและการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Presentation Report)
สัปดาห์ก่อนผมได้มีโอกาสไปบรรรยายหลักสูตร การพัฒนาทักษะการรายงานและการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Presentation Report) ที่บริษัทซูมิโตโม รับเบอร์ ประเทศไทย จำกัด
ระหว่างที่บรรยายนั้นผมก็ได้เกิดไอเดียที่อยากจะแลกเปลี่ยนโดยเป็นเทคนิคง่ายๆ ในการรายงานให้มี ประสิทธิภาพครับ
เป็นเรื่องที่น่าเสียดายที่คนทำงานเก่งๆหลายคนในบริษัทบางครั้งมักจะไม่ค่อยประสบความสำเร็จในชีวิตการทำงานตามความ ทุ่มเทที่พวกเขาได้ทำเอาไว้ ซึ่งเหตุผลข้อหนึ่งก็คือ งานที่เขาทุ่มเททำอย่างสุดชีวิตนั้น ผู้บริหารหรือหัวหน้างานไม่รู้ สาเหตุที่ พวกเขาหล่านั้นไม่รู้ ก็เพราะว่า “คนทำ“ ไม่เคยนำเสนอผลงานของตนเองเลย เพราะคิดว่า “เราทำงานให้เต็มที่แค่นี้ก็พอแล้ว สักวัน ต้องเป็นวันของเรา ไม่ช้าไม่นาน หัวหน้าก็จะมองเห็นเอง” ซึ่งผมเคยคิดแบบนี้สมัยเมื่อทำงานใหม่ๆ
ซึ่งตรงกันข้ามกับอีกหลายๆ คนที่ประสบความสำเร็จในชีวิตในการทำงานมากกว่าแต่เหนื่อยน้อยกว่า จากการสังเกตของผม พบว่าสิ่งที่พวกคนที่คนที่เหนื่อยน้อยหรือเหนื่อยเท่ากับผมแต่กลับเติบโตมากกว่าผมคือพวกเขามีความสามารถในการนำเสนอผลงาน และ สื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างดีเยี่ยมนั่นเอง
หลังจากที่ทราบเหตุผลเช่นนี้แล้วผมจึงเปลี่ยนแนวคิดในการทำงานทันที แล้วกลับมาคิดใหม่ว่า
“เราทำงาน เราจะต้องนำเสนอผลงานให้ผู้อื่นได้รับทราบบ้าง”
สำหรับปัญหาที่ผมพบคือ ไม่กล้าคุยกับคนอื่น เพราะ พอพูดไปพูดมาก็รู้สึกสับสนในตัวเอง หลังจากฝึกฝนวิชามาหลายปี ก็ได้เทคนิคการนำเสนองานมาแลก เปลี่ยนดังนี้ครับ
หลัก 4 ประการในการนำเสนองาน
1. วัตถุประสงค์ในการนำเสนองาน เช่น วันนี้ต้องการแจ้งเรื่องเกี่ยวกับยอดขาย รายรับรายจ่าย และสถานทางการเงินของบริษัท โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้ฟังได้ทราบถึงสถานการณ์ของบริษัท หรือ วันนี้ต้องการแจ้งเรื่อง การปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้ฟังได้นำแนวคิดวิธีการที่นำเสนอไปปรับใช้ในการทำงานและปรับปรุงการทำงานให้มี ประสิทธิภาพ สูงขึ้น เป็นต้น
2. อธิบายรายละเอียด ซึ่งเป็นการอธิบายรายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ต้องการนำเสนอ โดยมีหลักง่ายๆ คือ 5W&2H เรื่องอะไร ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อใด ทำไม อย่างไร เท่าใด แต่กรณีที่จะแจ้งเกี่ยวกับปัญหา ควรแจ้ง CP(Corrective และ Preventive Action) การแก้ไข และป้องกันปัญหาด้วย แนะนำว่า ควรไปดูข้อมูลจริงก่อนที่จะนำเสนอ ผู้อื่นนะครับ
3. ยกตัวอย่างประกอบ โดยควรยกตัวอย่างเหตุการณ์จริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง หรือสิ่งที่ผู้ฟังสนใจเพื่อทำให้ง่ายต่อ การคิดตาม ควรที่จะเมื่อพูดปุ๊ป สามารถนึกภาพ และจินตนาการตามได้ปั๊ป ไม่ต้องเสียเวลาจินตนาการครับ
4. สรุปผล สรุปว่า ผู้ฟังได้อะไรจากเรื่องที่เราอธิบาย เช่น ประโยชน์ ข้อคิด แนวคิดในการทำงาน หรือข้อควรระวัง หรือปฏิบัติ เป็นต้น
จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ซึ่งเป็นทั้งผู้นำเสนอ และผู้ฟัง ผมพบว่า เวลาในการนำเสนอควรอยู่ที่ประมาณ 5-7 นาที จะดีที่สุด เพราะคนฟังไม่เบื่อ คนพูดก็ไม่เหนื่อย (แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเรื่องที่ท่านจะนำเสนอนะครับ)
เทคนิคง่ายๆ ที่ผมมักใช้อยู่เป็นประจำ และนำไปบรรยาย ไม่สงวนลิขสิทธิ์ ลองนำไปใช้ดูนะครับ สุดท้ายของฝากคมคิดสะกิดใจ ข้อมูลจากนิตยสาร Harvard Business Review ระบุว่า
“ ปัจจัยสำคัญอันดับหนึ่งที่จะกำหนดความก้าวหน้าและการเลื่อนตำแหน่ง
ก็คือ ความสามารถในการติดต่อสื่อสารกับคนอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ”