บทความเรื่อง : การตรวจพื้นที่ 5ส. อย่างสร้างสรรค์ และมีประสิทธิภาพสูงสุด
เขียนโดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
Email.tpongvarin@yahoo.com ,www.bt-trainig.com ,Tel.089-8118340
วันที่เขียน 31 ส.ค. 2555
มูลเหตุจูงใจ : ไปบรรยายหลักสูตร การเป็นผู้ตรวจประเมินพื้นที่ 5 ส. และหลักสูตรการดำเนินกิจรรม 5ส.
เกือบทุกครั้งที่มีการตรวจประเมินกิจกรรม 5ส. ในพื้นที่ มักจะมีเสียงเล็ดลอดมาให้ได้ปวดหัว จากทั้งคณะกรรมการ ผู้ตรวจ และผู้ถูกตรวจ
โดยที่เสียงที่มาจากผู้ตรวจประเมินส่วนใหญ่ เช่น
“คนถูกตรวจไปไหนเนี้ย”
“ทำไมไม่ให้ความร่วมมือกันบ้างเลย!!!”
“ก็ความเป็นจริงแย่ขนาดนี้แล้ว จะมาหวังคะแนนอะไรอีกล่ะ!!!”
“ไม่อยากไปตรวจเลย เพราะมีแต่คนเกลียดขี้หน้า!!!”
“ไปตรวจทีไร ทะเลาะกันเกือบทุกที เบื่อแล้ว อยากเปลี่ยนคนตรวจบ้าง!!!”
ส่วนเสียงที่เล็ดลอดมาจากผู้ถูกตรวจ ก็มีเช่นกัน
“คนตรวจ ไม่ยุติธรรม!!!”
“ก็ผมไม่มีความรู้นี่หน่า!!!”
“ก็เพิ่งเคยตรวจนี่แหละ จะหวังให้ดีเลยก็ยาก!!!”
“ไหน ๆๆ เอาเกณฑ์ที่ไหนมาตรวจประเมินลองอธิบายซิ!!!”
“มาตรฐานของคนตรวจ ไม่เห็นเหมือนกันเลย คนโน้นบอกได้ คนนี้บอกไม่ได้ แล้วจะให้ผมทำยังไง!!!”
“หนูไม่ยอม ทำไมให้คะแนนหนูแค่นี้!!!”
“ครั้งที่แล้ว ก็ทำแบบนี้ แต่ทำไมคราวนี้ ได้คะแนนน้อยกว่าคราวที่แล้วล่ะ”
“ท่านละครับ เคยเป็นแบบนี้บ้างหรือเปล่า”
ถ้าเป็นแบบนี้แล้วละก็ท่านคิดว่า การดำเนินกิจกรรม 5ส. ของท่านจะประสบความสำเร็จหรือครับ คงมีแต่ปัญหา และเมื่อได้ยินคำว่าต้องไปตรวจพื้นที่ 5ส. แล้วละก็
เชื่อได้เลยครับว่าจะมีแต่คนเบะปาก หันหน้าหนี ไม่อยากเข้าใกล้แน่ๆ ซึ่งถ้าเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นกับหน่วยงานใด รับรองได้ว่ากิจกรรม 5ส. หน่วยงานนั้นล้มเหลวแน่นอนครับ เอาละ เพื่อป้องกันปัญหา ดังกล่าว
วันนี้ผมนำประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อให้ท่านได้สามารถ นำไปประยุกต์ใช้เพื่อตรวจพื้นที่ 5ส. ได้อย่างสนุกสนาน และมีชีวิต ชีวามากขึ้น โดยแบ่งเป็น 3 หัวข้อหลักๆ ในการตรวจพื้นที่ 5ส. ดังนี้ ขั้นตอนแรก การเตรียมตัวก่อนตรวจพื้นที่ ขั้นตอนที่สอง ระหว่างการตรวจพื้นที่ และขั้นตอนที่สาม หลังการตรวจพื้นที่ และอธิบายหัวข้อย่อยๆ อีก 15 ประการดังนี้ครับ
ขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนการตรวจ
1. ทำความเข้าใจเป้าหมายสูงสุดของการดำเนินกิจกรรม 5ส. ก่อน โดย ที่ทุกคนในหน่วยงานต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนว่า
“เป้าหมายสูงสุดของดำเนินกิจกรรมกลุ่ม 5ส. คือ เพื่อการเพิ่มผลผลิต (Productivity) คือ ทำงานได้ดีกว่า เร็วกว่า ประหยัดกว่า และมีประสิทธิภาพสูงกว่า ไม่ใช่ทำกิจกรรมเพื่ออวดอ้างกันว่า แผนกฉันดีเด่นกว่าเธอ หรือของเธอแย่ที่สุดในหน่วยงาน”
2. เตรียมพร้อมก่อนตรวจ โดยควรศึกษาแต่ละหัวข้อในใบตรวจพื้นที่ก่อนว่าคืออะไรบ้าง? เกณฑ์การให้คะแนน เป็นอย่างไรบ้าง หัวข้อในใบตรวจพื้นที่ ต้องมีความเหมาะสม และสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง เราไปตรวจประเมินที่ไหน แผนกอะไร เวลากี่โมง และไปติดต่อกับใคร อย่าลืมแจ้งเขาล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วันนะครับ
3. ควรมีพี่เลี้ยงประกอบไปด้วยสำหรับผู้ตรวจประเมินที่ยังไม่ชำนาญ
4. ควรกำหนดมาตรฐานเดียวกัน ในการตรวจทุกครั้ง ทุกแผนก และทุกคน เช่น
ความสะอาด ตรวจสอบโดย มองที่พี้นทั่วบริเวณ ไม่พบ เศษกระดาษ พลาสติก เศษอุปกรณ์ ที่พื้นเลยถือว่าสะอาดที่สุด แต่ถ้ามีบ้าง ก็ให้คะแนนลดหลั่นกันลงไป แต่ถ้ามีมากก็อาจจะให้ศูนย์ไปก็ได้นะครับ
ขั้นตอนที่สอง ระหว่างการตรวจพื้นที่
5. ควรบันทึกสิ่งที่พบ จากการตรวจประเมิน และให้คำแนะนำเพื่อการปรับปรุงในครั้งต่อไป เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการนำไปปฏิบัติของผู้ถูกตรวจ เช่น พบมีการวางอุปกรณ์บนเครื่องจักร คำแนะนำ ควรมีการจัดทำพื้นที่จัดเก็บอุปกรณ์ เพื่อความเป็นระเบียบ และปลอดภัย หรือ พบมีการวางอุปกรณ์ ปะปนกัน ไม่เป็นระเบียบ คำแนะนำ ควรจัดหมวดหมู่ของอุปกรณ์ และคัดแยกประเภท แล้วจัดพื้นที่ ทำป้ายชี้บ่ง บอกตำแหน่งการจัดวาง แล้วขีดสี ตีเส้น และอธิบายให้ผู้ปฏิบัติงานทั้งหมดได้เข้าใจ แล้วปฏิบัติตาม และกำหนดผู้รับผิดชอบเพื่อคอยตรวจสอบ กำกับดูแลการปฏิบัติงานอีกครั้ง เป็นต้นครับ
6. กรณีตรวจครั้งแรกไม่ควรให้คะแนนเป็นศูนย์หลายหัวข้อ (ยกเว้น ไม่ได้มาตรฐานจริงๆ) เพราะอาจทำให้ผู้ถูกตรวจเสียกำลังใจได้
7. คณะกรรมการไม่ควรทะเลาะเรื่องการตัดสินใจให้ผู้ถูกตรวจเห็น เพราะอาจทำให้เกิดความสงสัย และครางแคลงใจว่า “ขนาดกรรมการยังทะเลาะกัน แล้วคะแนนฉันจะเป็นยังไงเนี้ย”
8. คณะกรรมการต้องมีความยุติธรรม (เหมือนท่านเปาบุ้นจิ้น) อย่าลำเอียง เพราะความรัก ความสนิทสนม หรือกดคะแนนเพราะความโกรธ ความเกลียด เด็ดขาด
9. ผู้ตรวจ และผู้ถูกตรวจควรให้เกียรติ และให้ความร่วมมือ ซึ่งกันและกันเป็นอย่างดี ไม่ควรแสดงกริยาดูถูก ไม่พอใจ หรือต่อต้านเด็ดขาด
10. ผลคะแนนที่ได้ ไม่ใช่จุดสุดท้ายของการทำ 5ส. แต่คือ จุดเริ่มต้นของการปรับปรุงพื้นที่ 5ส. ของแต่ละหน่วยงาน แต่ละแผนกให้ดีขึ้น โดยควรถือคติว่า “ครั้งต่อไป พวกเราจะต้องได้คะแนนสูงขึ้นกว่านี้”
ขั้นตอนที่สาม หลังตรวจพื้นที่
11. นำคะแนนที่ได้จากการตรวจประเมินจากผู้ตรวจประเมินทุกท่านมาพิจารณา สำหรับวิธีที่นิยมคือ การหาค่าเฉลี่ย หรือโหวตคะแนน ซึ่งต้องมีความยุติธรรมทุกคน ทุกแผนกนะครับ
12. สรุปคำแนะนำ ที่ได้จากคณะกรรมการทุกคน แล้วทำรายงานเพื่อแจ้งไปยังแผนกที่ถูกตรวจสอบ
13. แจ้งผลการตรวจประเมินไปให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น หัวหน้าแผนกต่างๆ และพนักงานในแผนกที่ถูกตรวจประเมิน
13. ตอบข้อสงสัย และให้คะแนะนำเพิ่ม เพื่อทำความเข้าใจกับผู้ถูกตรวจประเมิน
14. ติดตามผลการปรับปรุง และพัฒนาพื้นที่ที่เราไปตรวจประเมินอีกครั้ง โดยพิจรณาเปรียบเทียบว่า เขาได้มีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง ในสิ่งที่เราให้คำแนะนำไปอย่างไรบ้าง แล้วทำการเปรียบเทียบก่อน และหลังการปรับปรุง เพื่อดูการพัฒนา ซึ่งนี่ละครับ คือหัวใจที่สำคัญที่สุดของการตรวจประเมิน 5ส.
15. คณะกรรมการควรมีการพูดคุย แลกเปลี่ยนประสบการณ์ เพื่อพัฒนาทักษะการตรวจประเมิน เช่น ปัญหาที่พบในการตรวจประเมิน ปัญหาใบตรวจประเมิน ปัญหาการไม่ให้ความร่วมมือ ปัญหาขาดความรู้ในการตรวจประเมินของคณะกรรมการ ปัญหาความไม่เข้าใจในการตรวจประเมิน ปัญหาการให้คะแนน เป็นต้น เพื่อปรับปรุง วิธีการตรวจประเมินให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นครับ
3หลักการ 15 หัวข้อ เขียนจากประสบการณ์ของผมซึ่งเคยเป็นทั้งผู้ถูกตรวจ ผู้ตรวจ และเป็นผู้สอนผู้ตรวจ จึงอยากนำแนวคิดเหล่านี้มาแลกเปลี่ยน ดังแนวคิดที่ว่า “ความรู้นั้นสำคัญ ที่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่า คือ การนำความรู้มาแลกเปลี่ยนกับผู้อื่น”
สุดท้ายขอฝากคมคิด สะกิดใจว่า
“แก่นแท้ของทุกการดำเนินกิจกรรม เช่น กิจกรรม 5ส. QCC IDEA SUGGESTION KAIZEN THEME ACHEIVEMENT MAKIKAMI หรือกิจกรรมอื่นๆ คือ การปรับปรุง และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) ไม่ใช่เพียงเพื่อทำเพราะอยากทำ ต้องทำ ถูกสั่งให้ทำ หรือทำเพื่อเอาชนะกัน”
ขอให้สนุกกับการตรวจประเมิน และการกิจกรรม 5ส. กันทุกคนนะครับ
