สุดยอดเคล็ดลับที่ทำให้การดำเนินกิจกรรม 5ส เติบโต และยั่งยืน
โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340
วันนี้มีท่านหนึ่งอีเมลล์มาสอบถามผมว่าว่า
“จะทำอย่างไร ให้กิจกรรม 5ส สามารถเติบโต และพนักงานปฏิบัติกันจริงๆ จังๆ” คำถามนี้จึงเป็นจุดเริ่มต้นของบทความนี้ละครับ โดยเขาได้อธิบายการดำเนินกิจกรรม 5ส มาให้ฟังคร่าวๆ ว่า
“บริษัทได้นำกิจกรรม 5ส มาปฏิบัติเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงานได้เกือบ 10 ปี แต่ผลลัพธ์ที่ได้ คือ ได้แต่ป้ายติด หรือ ขีดสี ตีเส้นแค่นั้น ยังไม่ลงลึกไปถึงจิตใจพนักงานจริงๆ พนักงานส่วนใหญ่รู้จัก 5ส ดี เพราะอบรมกันมาเยอะ แต่พนักงานก็ยังไม่ค่อยเห็นความสำคัญ อย่าเดินเข้าไปดูในไลน์ตอนนี้นะ ถ้าจะเข้าไปต้องบอกล่วงหน้าสักสองชั่วโมง”
ถ้าลองไปสอบถามพนักงานที่เคยผ่านการอบรมกิจกรรม 5ส หรือมีความรู้เกี่ยวกับ 5ส มาบ้างรับรองได้เลยครับว่าจะตอบเหมือนอย่างนี้แน่นอน
1. ถาม 5 ส ประกอบด้วยอะไรบ้าง?
ตอบ “สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย”
2. ถาม 5ส สำคัญต่อการทำงานไหม?
ตอบ “สำคัญมาก”
3. ถาม 5ส ต้องทำอย่างไรบ้าง?
ตอบ “ก็ปัด กวาด เช็ด ถู จัดข้าวของให้เป็นระเบียบ”
4. ถาม ทำ 5 ส แล้วได้อะไร?
ตอบ “ทำงานเร็วขึ้น สะดวกขึ้น ปลอดภัยมากขึ้น ดังคำขวัญที่ว่า หยิบก็แสนง่าย หายก็ล่วงรู้ ดูมีระเบียบ ร้อยเรียบทุกอุปกรณ์ แน่นอนการแจกจ่าย ไม่ชำรุด เสียหายเพราะเราช่วยกันป้องกัน”
5. ถาม เราควรทำ 5 ส บ่อยแค่ไน
ตอบ “ทำทุกวันตามตาราง”
แต่ทำไม สภาพแวดล้อมในการทำงานของพนักงานที่สามารถตอบคำถามได้ถูกต้องหมดกลับ “สกปรก รกรุงรัง เต็มไปด้วยของใช้ และไม่ใช้ปนกันไปหมด แถมยังมีอุปกรณ์ชำรุดเสียหาย อีกเพียบ”
สาเหตุหนึ่งที่ทำให้พนักงานไม่ทำกิจกรรม 5ส อย่างจริงๆ จังๆ นั้นมีอยู่มากมายหลายประการเอาไว้ผมจะมาเล่าอีกครั้ง แต่สำหรับบทความตอนนี้ผมจะขอเสนอแนวทางเพื่อช่วยทำให้การดำเนินกิจกรรม 5ส ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนในองค์การโดยถ่ายทอดจากประสบการณ์ตรงของผมทั้งจากการที่เคยทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม และจากการไปบรรยาย และเป็นที่ปรึกษาเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรม 5ส มากกว่า 15 ปี ดังนี้
- ผู้บริหารระดับสูงสุด ต้องเอาจริง เอาจัง โดยต้องกำหนดนโยบาย และแนวทางในการดำเนินกิจกรรม 5ส ให้ชัดเจน อีกทั้งยังต้องกำหน
- กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับพนักงานทุกคน เช่น การแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ และกำหนดวิธีการดำเนินกิจกรรม 5ส ให้กับพนักงานทุกคน
- สร้างให้พนักงานทุกคนเกิดความตระหนักว่ากิจกรรม 5ส. นั้นสำคัญ ซึ่งสิ่งที่ทำแล้วเห็นเป็นรูปประธรรมคือ “นำผลประเมินกิจกรรม 5ส เพิ่มเข้าไปเป็นหัวข้อในการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี”
- ให้รางวัล และลงโทษกับผู้ที่ไม่ปฏิบัติกิจกรรม 5ส เช่น ให้รางวัลเป็นเงิน หรือใบประกาศ ส่วนการลงโทษคือ ตัดคะแนน ตามความเหมาะสม เป็นต้น ซึ่งถือเป็นการจูงใจพนักงานอย่างหนึ่ง
- ให้ความรู้กับพนักงานทุกคน ทุกระดับว่า “แก่นแท้ของการดำเนินกิจกรรม 5ส คือ การเพิ่มผลผลิต (productivity)” ซึ่งทำได้โดยการอบรมทั้งพนักงานเก่าที่ทำงานมานาน และกำหนดเป็นหัวข้อให้ความรู้พนักงานตั้งแต่เริ่มเข้าทำงานวันแรกเลย
- สร้างมาตรฐานในการดำเนินงานให้ครบถ้วน และสามารถนำไปใช้งานได้จริงๆ เช่น มาตรฐานพื้นที่ปฏิบัติงาน มาตรฐานพื้นที่ส่วนรวม มาตรฐานการตรวจสอบ มาตรฐานภายนอกพื้นที่ทำงาน เป็นต้น
- ผู้บริหารระดับสูง มีส่วนร่วมในการตรวจประเมิน โดยเข้าไปตรวจประเมินกันจริงๆ จังๆ พนักงานเห็นว่าผู้บริหารเอาจริงเอาจังอย่างนี้ เป็นใครก็ต้องทำ
- จัดการประชาสัมพันธ์ต่อเนื่อง เช่น การจัดบอร์ดแสดงการดำเนินกิจกรรม ให้ความรู้เกี่ยวกับ 5ส บอร์ดเกียรติยศ เพื่อเชิดชูแผนกที่ทำ 5ส ได้ดีเยี่ยม
- ทบทวนผลการดำเนินกิจกรรม 5ส และปรับปรุงให้ดีขึ้นทุกๆ ปี เสมือนกับการไคเซ็น กิจกรรม 5ส ของเราให้ดียิ่งๆ ขึ้นไป
9 ข้อนี้ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ รับรองได้เลยครับว่าพื้นที่ทำงานของท่านจะดูสวยงาม สะบายตา ปลอดภัย ทำงานได้สะดวก คนที่ผ่านไปผ่านมา หรือลูกค้า ก็จะชื่นชมในความเป็นระเบียบ เรียบร้อยพื้นที่ทำงานของท่านอย่างแน่นอน และผลลัพธ์ที่ท่าน และองค์การจะได้รับคือ ทำงานได้สะดวก รวดเร็ว ปริมาณงานเพิ่มมากขึ้น คุณภาพสินค้า และบริการดีขึ้น ของเสีย หรือความผิดพลาดลดน้อยลง ความปลอดภัยสูงขึ้น ต้นทุนต่ำลง ปัญหาการส่งมอบลดลง พนักงานเกิดขวัญกำลังใจดีขึ้น และสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงานก็จะดีขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้ก็คือ การเพิ่มผลผลิต (Productivity) นั่นเองละครับ
สุดท้าย ขอฝากคมคิดสะกิดใจว่า “ผลลัพธ์ของการดำเนิจกิจกรรม 5ส ไม่สามารถเกิดจากคำว่าเรารู้ แต่ต้องเกิดจากคำว่าเราลงมือทำจริงๆจัง” โชคดีนะครับ
