วิธีการอธิบายให้คนเข้าใจได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็วที่สุด

โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340 facebook:BT-Corporation

 

สวัสดีครับทุกท่าน ในตอนที่แล้วเราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการตั้งหัวข้อกิจกรรมคิวซีซีกันไปแล้ว หวังเป็นอย่างยิ่งทุกท่านคงสามารถตั้งหัวข้อกิจกรรมกลุ่มคิวซีซี ได้ดีขึ้นนะครับ สำหรับตอนนี้เราจะมาเรียนรู้เรื่องราวเกี่ยวกับ ความสำคัญของการตรวจสอบสภาพการปฏิบัติงานจริง ก่อนที่จะวิเคราะห์หาสาเหตุ เรามาเรียนรู้กันเลยนะครับ

สมมติว่า ท่านนั่งเป็นกรรมการตัดสินกิจกรรมกลุ่มคิวซีซี ของบริษัทแห่งหนึ่ง มีทีมเข้ารอบสุดท้ายทั้งหมด 2 ทีม โดยแต่ละทีมได้นำเสนอที่มาของปัญหา แตกต่างกัน เราลองมาอ่าน แล้วเปรียบเทียบกันดูนะครับว่า ท่านจะให้คะแนนในหัวข้อที่มาของปัญหา ให้กับทีมไหนมากกว่ากัน และเพราะเหตุใด ซึ่งแต่ละทีมได้นำเสนอรายละเอียดดังนี้

 

ทีมที่ 1 บรรยายว่า “จากการระดมสมอง เราพบว่าปัญหาเกิดจาก”  จากนั้นก็อธิบายว่าสาเหตุของปัญหาเกิดจาก .....

ทีมที่ 2 บรรยายว่า “ทีมงานของเราได้ไปตรวจสอบพื้นที่ทำงานจริง ตามหลัก 3G คือ G1=Genba พื้นที่จริง G2= Genbutsu ของจริง และ G3= Genjitsu สถานการณ์จริง เพื่อตรวจสอบสภาพการปฏิบัติงานในปัจจุบัน” และโชว์รูปขณะที่สมาชิกแต่ละคนไปตรวจสอบพื้นที่ปฏิบัติงานกันจริง 3 – 4 รูป พร้อมคลิปวีดีโอความยาวประมาณ 15 วินาที อีก 2 เรื่อง แล้วอธิบายตามรูปภาพว่า “จากรูป ผลการตรวจสอบพบว่า ....................... เป็นสาเหตุของปัญหา...”

 

ร้อยทั้งร้อย ทีมที่ 2 ย่อมได้คะแนนมากกว่าทีมที่ 1 อย่างแน่นอนจริงไหมครับ?  

แล้วทั้งสองทีม ต่างกันยังไงล่ะ?

จากกรณีศึกษา ถ้าเรานำมาวิเคราะห์จะพบว่า เรื่องที่ทำทั้งสองทีมมีความแตกต่างกันราว ฟ้าใส กับ ดินดำ คือ

“ความน่าเชื่อถือ ของข้อมูล”

“คลุมเคลือ ไม่เชื่อมั่น” นี่คือ สิ่งที่กรรมการรู้สึกกับทีมนี้ เพราะ ไม่แสดงข้อมูลใดๆ ให้กรรมการดูเลยว่าพวกเขาได้ศึกษาที่มาของปัญหาจริงๆ ก่อนที่จะระดมสมอง  แล้วบอกว่า สิ่งนั้น คือสาเหตุที่แท้จริง การนำเสนอแบบนี้ทำให้กรรมการรู้สึกสงสัย ตะหงิดๆ ในใจว่า “แล้วเอาข้อมูลอะไรมาระดมสมองล่ะ? แล้วมันจะจริงหรือเปล่านะ”  จึงทำให้ไม่เชื่อมั่นว่าสิ่งที่ท่านได้อธิบายมานั้นจะเป็นจริง ซึ่งท่านอาจจะวิเคราะห์ที่มา และสาเหตุของปัญหา ถูก หรือผิด ก็ได้ อันนี้กรรมการไม่มั่นใจ เพราะฟังแล้วไม่ชัดเจน

 

“ชัดเจน จับต้องได้ ไร้กังขา”  คือ นิยามของทีมที่สอง เพราะ เขาได้แสดงให้กรรมการเห็นทั้งหมดว่า เขาได้ไปดูการทำงานในปัจจุบันจริงๆ นะ แล้วก็ได้ถ่ายรูปมาให้ดูเป็นหลักฐานด้วย แถมยังได้แสดงวิธีการปฏิบัติงานในปัจจุบัน หรือสภาพก่อนการไข ด้วยคลิปวีดีโอ จนทำให้กรรมการอึ้ง ทึ่ง ตะลึง ชอบใจ และไม่มีข้อสงสัย สำหรับทีมนี้ถ้าเป็นกรรมการรายการ GOT TALENT ต้องยกนิ้วแล้วบอกว่า “สาม ผ่านครับ.....”

 

จากการศึกษาตัวอย่างการนำเสนอของทั้งสองทีม ทำให้เราได้เรียนรู้ว่า สิ่งที่ต้องปฏิบัติ ขอเน้นย้ำนะครับว่า “ต้องปฏิบัติ” ก่อนที่จะวิเคราะห์หาสาเหตุ หรือ เริ่มระดมสมอง คือ ไปตรวจสอบสภาพการปฏิบัติงานปัจจุบัน เพื่อหาจุดที่เป็น หรืออาจจะเป็น สาเหตุของปัญหาจริงๆ ก่อน โดยใช้หลัก หลัก 3G คือ Genba พื้นที่จริง Genbutsu ของจริง Genjitsu สถานการณ์จริง แล้วบันทึกรายละเอียด ด้วยวิธีการต่างๆ เช่น เขียน Flow การปฏิบัติงาน วาดรูป ถ่ายคลิปวีดีโอ (ต้องขออนุญาติผู้บริหารก่อนนะครับ) มาประกอบการวิเคราะห์หาสาเหตุ หรือรากเหง้า ต้นตอ (root cause) ของปัญหา ซึ่งผมจะมาเขียนอธิบายในตอนต่อไป สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจ ว่า “ 100 คำพูด ไม่เท่ากับ 1 ภาพ และ 100 ภาพ ไม่เท่า 1 คลิป วีดีโอ” โชคดีนะครับ .....

 ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ เพิ่มเติมได้ที่ www.bt-training.com ครับ