สั่งงานอย่างไร? ไม่ให้พัง...

โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340

facebook: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation

..........................................................................................................................................................................

 สวัสดีครับทุกท่าน สัปดาห์นี้ผมได้มีโอกาสไปบรรยายหลักสูตร “หัวหน้างานมืออาชีพ” และ “จิตสำนึกคุณภาพภาคปฏิบัติ” โดยในการบรรยายผมได้ถ่ายทอดความรู้ และประสบการณ์จากหนังสือที่ผมเขียน ซึ่งระหว่างที่บรรยายผมได้ยกตัวอย่างเรื่องการสื่อสารของหัวหน้างาน ที่ส่งผลต่อการทำงาน มาแลกเปลี่ยน เรามาลองอ่านกันดูเลยนะครับ

 

 เหตุการณ์นี้ เกิดขึ้นที่แผนกบุคคลของบริษัทแห่งหนึ่ง

ผู้จัดการฝ่ายสาวสวย ส่งเสียงเรียกแม่บ้านที่เพิ่งจะเข้ามาทำงานใหม่ได้เพียง 2 วัน เพื่อขอความช่วยเหลือ

“แม่บ้าน ช่วยถ่ายเอกสารให้หน่อย เอา 10 ชุด ถ่ายหน้าหลังนะ จะได้ประหยัดกระดาษ”

พูดจบ เธอก็ยืนเอกสารไปให้กับแม่บ้านหนึ่งชุด โดยในเอกสารชุดนี้มีทั้งหมด 4 แผ่น

ไม่กี่อึดใจ แม่บ้านก็เดินยิ้มกลับมา พร้อมกับยืนต้นฉบับ พร้อมกับ เอกสารจำนวน 10 แผ่น ที่ถ่ายเฉพาะหน้าหลังคือ แผ่นที่ 4 เท่านั้น ส่วนหน้าที่ 1-3 เธอ ไม่ได้ถ่ายมา เพราะเธอเข้าใจว่าหัวหน้าไม่ได้สั่ง ถ้าถ่ายมาเดี๋ยวเป็นเรื่อง

หลังจากที่หยิบเอกสารจากแม่บ้านมาดู ผู้จัดการสาวตวาดแว๊ด...........

“จะบ้าเหรอ ฉันบอกให้เธอไปถ่ายเอกสารให้ฉันทุกหน้า ไม่ใช่แค่ถ่ายแต่เฉพาะหน้าที่ 4 อย่างนี้มันผิด เปลืองกระดาษจริงๆ ไปทำมาใหม่”

 แม่บ้านก้มหน้า แล้วพูดผ่านลำคอเสียงเบาว่า

“ผู้จัดการช่วยอธิบายช้าๆ ให้หนูฟังใหม่อีกครั้งได้ไหมคะ ว่าผู้จัดการต้องการให้หนูไปถ่ายเอกสารยังไง?”

หลังจากตั้งสติได้ เธอก็ค่อยๆ อธิบายให้แม่บ้านมือใหม่ฟังอย่างช้าๆ

“อย่างนี้นะคุณแม่บ้านขา เอกสารต้นฉบับในมือฉันดิฉันมี 4 แผ่น ดิฉันต้องการให้เธอไปถ่ายเอกสารให้ดิฉัน 10 ชุด 1 ชุด ประกอบด้วย 2 แผ่น และใน 1 แผ่น จะมี 2 ด้าน คือ ด้านหน้า และด้านหลัง ดังนั้น แผ่นที่ 1 จะมีหน้า 1 และ หน้า 2 ส่วน แผ่นที่ 2 จะมีหน้า 3 และหน้า 4 เท่านั้น ดังนั้น สิ่งที่ดิฉันต้องการคือ ถ่ายเอกสาร 10 ชุด ด้านหน้า และด้านหลัง เอาทุกแผ่น เราก็จะใช้เอกสารเพียงแค่ 20 แผ่นเท่านั้นเข้าใจไหมคะ? คุณแม่บ้านที่น่ารักของฉันขา....”

 แม่บ้านเงยหน้าสบตา แล้วตอบกลับไปว่า

“เข้าใจแล้วค่ะ ขอบคุณท่านผู้จัดการมากๆนะคะ”

จากนั้นเธอก็นึกอยู่ในใจ แต่ไม่กล้าพูดออกไปว่า

“ถ้าอธิบายอย่างนี้ตั้งแต่แรก ก็จบไปแล้ว ไม่ต้องมาเสียเวลา แถมไม่ต้องเปลืองกระดาษอีกด้วย”

ส่วนผู้จัดการสาวก็นึกอยู่ในใจแต่ก็ไม่กล้าพูดออกไปเช่นกันว่า

“อะไรกัน ฟังแค่นี้ก็ไม่เข้าใจ สงสัยเราจะจ้างคนผิดแล้วมั้ง”

คงไม่ต้องถามว่าใครถูก ใครผิดให้เสียเวลานะครับ  เรามาต่อยอดจากเหตุการณ์นี้เพื่อทำให้การทำงานของเราดีขึ้นกันดีกว่า

สำหรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นนี้มีด้วยกันสอง สาเหตุหลักๆ ได้แก่

1.       สาเหตุจากผู้สั่งงาน คือ คิดว่าเขาเข้าใจ โดยคิดเอาเองว่า เราสั่งงานดีแล้ว ละเอียดแล้ว คนฟังก็น่าจะเข้าใจได้ไม่ยาก

2.       สาเหตุจากผู้รับคำสั่ง คือ  คิดว่าเราเข้าใจ โดยคิดเข้าข้างตัวเองว่า เราเข้าใจในสิ่งที่ฟังเป็นอย่างดี และจินตนาการต่อไปว่า สิ่งที่ผู้สั่งต้องการ คือ อย่าง นั้น อย่างนี้  แต่แท้ที่จริงแล้ว เขาสั่งให้เราทำอีกอย่างหนึ่งซึ่งเป็นคนละเรื่องเลย  

 วิธีการแก้ไขความผิดพลาดจากการสั่งงาน

1.       ผู้สั่งงาน

1.1   ต้องมีความตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงของ 5M ก่อนที่จะสั่งงานเสมอ คือ men คน  machine เครื่องจักร เครื่องมือ material วัตถุดิบ อุปกรณ์ method วิธีการปฏิบัติงาน และ management การจัดการ (จากกรณีศึกษาจะเห็นว่า คน คือ แม่บ้านเปลี่ยน มาเป็นคนใหม่ จะสั่งแบบเดิมๆ ที่เคยสั่งไม่ได้ เพราะเขาไม่รู้ภาษาทำงาน ที่เรามักจะใช้ๆ กันจนชิน)

1.2   อธิบายช้าๆ ชัดๆ ทุกขั้นตอน อย่างละเอียด  ให้ครอบคลุมทุกขั้น ทุกตอน ทุกซอก ทุกมุม ยอมเสียเวลาก่อนเริ่มงานไม่เท่าไหร่ ดีกว่าต้องมาเสียเวลา และเจ็บใจที่ต้องมาแก้ไขงานที่ผิดพลาดภายหลัง  

1.3   ไม่ควรคิดว่า “เรื่องง่ายๆ แค่นี้น่าจะเข้าใจได้” หรือ “อธิบายแค่นี้พอ เดี๋ยวเขาก็ไปทำต่อเองได้” เพราะอาจนำมาซึ่งควมผิดพลาด

2.       ผู้รับคำสั่ง

2.1   ฟังอย่างตั้งใจ ไม่เข้าใจถามใหม่ เพื่อทำให้มั่นใจว่า “คนสั่งงาน กับเราต้องเข้าใจตรงกัน”

2.2   พก สมุดจดบันทึก อย่าจำ เพราะเราอาจจะจำได้ไม่หมด โดยเฉพาะงานที่มีความละเอียดสูง

 สรุป กรณีศึกษาเรื่องนี้ สอนให้รู้ว่าถ้าเรามีสติทุกครั้งก่อนสั่งงาน โดยนึกเสมอว่า ต้องค่อยๆ สั่งงานให้ชัดเจน ไม่รีบร้อน และทวนสอบความเข้าใจของคนที่เราสั่งด้วย นอกจากนี้ต้องให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงของ 5M เสมอ แค่นี้ความผิดพลาดจากการสั่งงาน และผลเสียที่จะเกิดขึ้นก็จะลดน้อยลง สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจว่า “เสียเวลาในการสั่งงาน ดีกว่าเสียเวลาในการแก้ไขความผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน” โชคดีนะครับ

  

ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ www.bt-training.com และ 

Facebook fan page:  Thongpunchang Pongvarin และ  BT-Corporation