Easy 7QC Tools ตอนที่ 1 แผ่นตรวจสอบ Check Sheet
โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340
facebook: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation
สวัสดีครับทุกท่าน หลายสัปดาห์ก่อนเราได้เรียนรู้ เรื่องราวเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรมคิวซีซีกันไปแล้ว ในบทต่อๆ ไป ผมจะนำเสนอเกี่ยวกับ เครื่องมือบริหารคุณภาพ 7 ชนิด ทั้งแบบเก่า และแบบใหม่ (7QC Tools และ New 7QC Tools) ซึ่งเครื่องมือทั้งสองชุดนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ และจำเป็นอย่างยิ่งที่เราควรทราบ เพื่อทำให้สามารถเลือกนำไปใช้ในการบริหารคุณภาพ และการปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสม ซึ่งผมจะอธิบายโดยเน้นการนำไปประยุกต์ใช้กับการปฏิบัติงานจริง เรามาเรียนรู้ 7QC Tools ชนิดแรกกันเลยนะครับ
1. แผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) ประกอบด้วยคำว่า Check หมายถึง การตรวจสอบ และ Sheet หมายถึง แผ่น กระดาษ แผ่นกระดาน หรือตารางที่เราจัดทำขึ้นในโปรแกรม Excel ถ้านำทั้งสองคำมารวมกัน ก็จะให้ความหมายของคำว่า Check Sheet หมายถึง แผ่นบันทึกข้อมูลที่เราเตรียมเอาไว้ล่วงหน้า เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดที่เราสนใจ และทำให้ได้ข้อมูลที่เราต้องการเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
วิธีการใช้ โดยส่วนใหญ่จะประยุกต์ใช้ 2 แบบ ได้แก่
1. ใช้บันทึกข้อมูล เช่น ใบรายงานผลการปฏิบัติงานประจำวัน (daily report) ใบบันทึกรายงานของเครื่องจักร (machine report) ข้อมูลส่วนใหญ่ที่บันทึกจะเป็นสิ่งที่พบ ณ ขณะที่ตรวจสอบ เช่น ระดับน้ำมันในเครื่องจักร อยู่ในระดับ M (medium) ความเร็วของสายพาน 50 rpm. (round pre minutes) อุณหภูมิเตาอบ 90 องศาเซลเซียส เป็นต้น
2. ใช้ตรวจสอบ โดยเราจะทำตารางเป็นช่องๆ ตามที่เรากำหนด สำหรับ check sheet เช่น ใบรายงานผลการตรวจสอบสินค้า ใบรายงานการตรวจสอบการทำความสะอาดห้องน้ำของแม่บ้าน เช่น ตรวจสอบพบว่าสินค้าไม่มีตำหนิ เราก็ขีดว่า “ผ่าน” หรือ สินค้าครบตามจำนวนที่จัดส่ง และเราขนขึ้นรถส่งของเรียบร้อยแล้วไม่พบปัญหา เราก็ขีดว่า “ผ่าน” เป็นต้น
ขั้นตอนการประยุกต์ใช้ check sheet ให้เกิดผลจริง มีดังนี้
1. กำหนดเป้าหมายในการจัดทำ และการใช้ให้ชัดเจน เพื่อทำให้ได้หัวข้อ และรายละเอียดที่ต้องการ อย่างเหมาะสม ไม่มีหัวข้อ ซ้ำกัน หรือจำนวนหัวข้อละเอียดมากจนทำให้เสียเวลามาก หรือ มีหัวข้อใน check sheet น้อยเกินไป ก็อาจทำให้เราขาดข้อมูลที่สำคัญ
2. จัดทำ check sheet โดยออกแบบให้เหมาะสมกับการใช้งาน จะเลือกเป็นกระดาษ A4 A5 หรือ จะวางกระดาษตามแนวนอน หรือแนวตั้ง ขนาดตัวอักษร การเว้นระห่างแต่ละช่องเพื่อใช้บันทึกข้อมูลแต่ละอย่างต้องเหมาะสม
3. นำไป check sheet ไปทดลองใช้ แล้วขอ feedback เริ่มต้นผู้ปฏิบัติต้องตรวจสอบตามหัวข้อทั้งหมดกันจริงๆ ทำกันทุกคน ทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็น พนักงาน ลีดเดอร์ โฟร์แมน และซุปเปอร์ไวเซอร์ ผู้จัดการ ก็ต้องไปตรวจสอบพนักงานด้วย เพื่อทำให้มั่นใจว่าทุกคนทำกันจริงๆ จังๆ ไม่ใช่ เพียงแค่ขีดๆ เขียนๆ ทำแบบส่งๆ ให้มันครบๆ ไม่มีช่องว่าง ก็จบ อย่างนี้ไม่ได้ เมื่อทำกันจริงๆ จังๆ จากนั้นหลังจากใช้กันไปได้สักพักหนึ่งแล้วเราก็ลองไปสอบถามความคิดเห็นกับผู้ใช้ check sheet เพื่อขอคำแนะนำ เช่น มีปัญหาในการใช้งานบ้างไหม? หรือเรายังขาดหัวข้ออะไร? อยากให้เพิ่มเติมหัวข้อ หรือตัดบางหัวข้อที่ไม่จำเป็นไหม? อยากให้ย่อ หรือขยาย ช่องใดบ้างหรือไม่? เป็นต้น
4. ปรับปรุง check sheet ตามคำแนะนำที่ได้รับ โดยทำการปรึกษากับผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือพนักงานแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ถ้าเขาเป็นผู้กำหนด หรือผู้ใช้ check sheet นี้เราก็ต้องพูดคุยกับเขาถึงปัญหา หรือแนวทางการปฏิบัติที่ถูกต้องสำหรับการใช้ check sheet เพื่อทำให้การปฏิบัติเป็นไปตามแนวทางเดียวกัน และตรงตามวัตถุประสงค์ของการจัดทำ check sheet มากที่สุดครับ
5. ปรับปรุง Check sheet ให้สอดคล้องกับการทำงาน เพราะบางครั้งเคยพบปัญหาในการปฏิบัติจริงกำหนดให้พนักงานต้องตรวจสอบหัวข้อใหม่เพิ่มเติม แต่ใน check sheet ยังไม่แก้ไขให้ update ตรงกับการปฏิบัติงานจริง หรือบางครั้งในทางปฏิบัติที่ตัดบางหัวข้อการตรวจสอบออกแต่ใน check sheet ยังมีหัวข้อให้ตรวจสอบอยู่ อย่างนี้ต้องรีบแก้ไขด่วนๆ นะครับ นอกจากนี้อาจจะยังพบปัญหา บางหัวข้อมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดบางอย่าง เช่น พารามิเตอร์ที่กำหนดไว้ใน check sheet กำหนดให้ 60 rpm. แต่ในการปฏิบัติจริงมีการเปลี่ยนแปลงให้เป็น 80 rpm. แต่ยังไม่แก้ไขในเอกสาร เมื่อบันทึกข้อมูลไปก็จะผิดไปด้วย
สรุปส่งท้าย Chech sheet หรือ แผ่นตรวจสอบ ที่ดี มีหลักง่ายๆ คือ “ทำได้จริง ทุกคนลงมือปฏิบัติกันจริงๆ และได้ข้อมูลครบถ้วนตามที่เราต้องการจริงๆ” ทำได้อย่างนี้ รับรองได้เลยครับว่า check sheet ของท่านจะเป็น check sheet ที่น่าเขียน น่าบักข้อมูล และจะเกิดประโยชน์อย่างแน่นอน สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจว่า “คิดดี ทำดี ได้สิ่งดีๆ แน่นอนครับ” .....
ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ www.bt-training.com
Facebook/fanpage: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation
