Easy 7QC Tools ตอนที่ 2 กราฟ Graph  

โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340

facebook: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation

************************************************************************************************************

                 สวัสดีครับทุกท่าน บทความในหัวข้อ Easy 7QC Tools ตอนแรก เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการใช้ Check Sheet อย่างมีประสิทธิภาพกันไปแล้วนะครับ สำหรับตอนนี้เรามาเรียนรู้กันต่อเลยในหัวข้อ กราฟ  Graph  

ปัญหาส่วนใหญ่ที่เรามักจะพบในการใช้กราฟ ได้แก่

1.       ทำสวยหรู  ตกแต่งไฮโซ ดูดี แต่คนดูกลับรู้สึกดูไม่สบายตา หรือ เรียกว่า “รกหู รกตา” ก็ไม่ผิด   

2.       คนดูเสียเวลาตีความ และคนทำเสียเวลาอธิบาย สรุปเสียทั้งเวลา และอารมณ์ทั้งสองฝ่าย

3.       เข้าผิด เพราะใช้กราฟผิดประเภท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ระหว่าง กราฟแท่ง กับกราฟเส้น

วันนี้ผมจะขอแนะนำเทคนิคการจัดทำกราฟ อย่างง่ายๆ แต่ได้ผลอย่างมหาศาลมาแลกเปลี่ยนครับ

วัตถุประสงค์ของการทำกราฟ ก็คือ การทำให้คนได้เห็นแล้วรู้เลยว่าเกิดอะไรขึ้นในอดีต หรือปัจจุบัน และจะทำอย่างไรต่อไปในอนาคต? (สำหรับกราฟบางชนิด) โดยใช้เวลาที่เร็วที่สุด โดยที่ไม่ต้องมาเสียเวลาอธิบายกันให้ยืดยาว เช่น กราฟเส้นข้อมูลการผลิตในสัปดาห์ที่ผานมา กราฟแท่งแสดงส่วนแบ่งการตลาดของบริษัทของเรา และคู่แข่ง กราฟวงกลมแสดงยอดขายสินค้าในบริษัทแบ่งตามภาคต่างๆของประเทศ เป็นต้น ขั้นตอนการจัดทำกราฟมีดังนี้

1.    กำหนดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ เช่น รายงานยอดขาย รายงานการผลิต รายงานสถิติอุบัติเหตุ รายได้ รายรับ รายจ่ายของบริษัท เรายงานเวลาที่เครื่องจักรหยุด รายงานปัญหาการผลิต เป็นต้น

2.    รวบรวมข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายงานที่เราต้องการจะนำเสนอที่มีอยู่ เช่น จาก check sheet รายงานต่างๆ  ในหน่วยงานนั้นๆ (ถ้าข้อมูลที่ได้ เป็นข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจะดีมากๆ)

3.    เลือกชนิดของกราฟให้เหมาะสม กับรายงานที่จะนำเสนอ ซึ่งมีหลักการเลือกกราฟดังนี้

3.1 กราฟเส้น (line) ใช้เพื่อแสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในเชิงระยะเวลา จากอดีต ปัจจุบัน และอาจจะส่งผลถึงอนาคต เช่น

·     รายงานยอดขายในสามเดือนที่ผ่านมา และเดือนนี้ และประมาณการยอดขายในอนาคต

·     รายงานยอดการผลิตในปีที่ผ่านมา ปีนี้ และพยากาณ์ในปีหน้า

·     รายงานการใช้พลังงานไฟฟ้าในสามเดือนที่ผ่านมา เดือนนี้ และ คาดการณ์การใช้ในอีก 3 เดือน

     ข้างหน้า

·     ปริมาณของเสียที่เกิดขึ้นสองสัปดาห์ก่อน และของเสียที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นี้

3.2 กราฟแท่ง (bar) ใช้แสดงข้อมูลที่ไม่มีความสัมพันธ์กันในเชิงระยะเวลา ซึ่งมีทั้งกราฟแท่งแนวตั้ง และกราฟเส้นแนวนอน สำหรับกราฟแท่งนี้อาจมีลักษณะคล้ายกับ พาเรโต้ และ ฮีสโตรแกรม ซึ่งเราจะเรียนรู้กันในบทต่อๆ ไป ตัวอย่างการใช้กราฟแท่งเช่น

·     แสดงยอดขายของลูกค้าแต่ละรายในเดือนที่ผ่านมา เพื่อดูว่าลูกค้ารายใดมีคำสั่งซื้อมากที่สุด

·     แสดงยอดของเสียแบ่งตามชนิดของของเสียในเดือนที่ผ่านมา เพื่อเปรียบเทียบดูว่าของเสียชนิดใดที่มี

     ปริมาณมากที่สุด

·     แสดงปริมาณการใช้กระดาษ แบ่งตามแผนก เพื่อพิจารณาดูว่าแผนกใดใช้กระดาษมากที่สุด

3.3 กราฟวงกลม (circle or pine) มีหลักการคล้ายกับกราฟแท่ง คือ แสดงข้อมูลที่ไม่มีความสัมพันธ์กันในเชิงระยะเวลา แต่จะดีกว่ากราฟแท่งตรงที่ จะแสดงออกมาเป็นเปอร์เซ็นต์ ทำให้เข้าใจง่ายมากขึ้น

3.4 กราฟเรด้าร์ (radar) ใช้แสดงข้อมูลในหลายๆหัวข้อ พร้อมกัน และอาจนำเสนอนข้อมูลในเชิงเปรียบเทียบก็ได้ เช่น นำเสนอผลการเรียนรู้ ก่อน และหลังการสอนงานในด้าน 1. ความสามารถในการปฏิบัติงาน 2. การใช้เครื่องมือ เครื่องจักร 3. การทำงานเป็นทีม 4. ความรู้เกี่ยวกับชนิดสินค้า 5. การแก้ไขปัญหา 6. การบันทึกเอกสาร เป็นต้น

3.5 กราฟแถบ (tab)  ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อแสดงการเปรียบเทียบรายละเอียดของข้อมูลในแท่งกราฟ โดยอาจจะเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลก่อน และหลัง เช่น เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายแต่ละแผนกก่อนการปรับปรุงการทำงาน เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายแต่ละแผนกหลังมีการปรับปรุงการทำงาน ซึ่งจะทำให้เราได้เห็นความแตกต่างว่า แผนกใด มีค่าใช้จ่ายแตกต่างกันอย่างไรบ้าง หรือ แสดงยอดขายของลูกค้าแต่ละรายในปีที่ผ่านมา เปรียบเทียบกับปีปัจจุบัน

4. จัดทำกราฟ โดยเริ่มจากการตั้งชื่อให้ สั่น กระชับ และที่สำคัญต้องสอดคล้องกับเนื้อหาที่เราต้องการนำเสนอ เช่น ข้อมูลยอดขายของลูกค้าแต่ละราย ควรตั้งชื่อกราฟว่า “ยอดขายสินค้า จำแนกตามบริษัท” จากนั้นก็จัดทำกราฟ โดยมีหลักการง่ายๆ คือ “เห็นปุ๊ป เข้าใจถูกต้องปั๊ป ไม่ต้องอธิบาย ก็เข้าใจด้วยตนเอง”  และสุดท้ายก็ตกแต่งสีสรร รูปภาพ และรายละเอียด ให้สวยงาม

5.  นำเสนอ และปรับปรุงให้ดีขึ้น โดยขอ Feedback หรือ คำแนะนำจากผู้ที่อ่านรายงานของเรา เพื่อนำมาปรับปรุงการจัดทำกราฟของเราให้ดียิ่งๆ ขึ้นไป (เราใช้หลัก PDCA ในทุกการทำงาน)

 สำหรับรายละเอียดการจัดทำกราฟนั้นมีมากมาย แต่ผมขอสรุปเป็นเนื้อหาสั้นๆ ดังที่ได้อธิบายมา เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ ในการนำเสนองานของท่านให้ดีขึ้น หากท่านใดนำไปใช้ และมีข้อสงสัย ก็สามารถอีเมลล์มาสอบถามได้นะครับ สุดท้ายขอฝากคมคิด สะกิดใจประกอบการใช้กราฟว่า “กราฟที่ดีที่สุด ไม่สำคัญที่ความสวย แต่สำคัญที่คนอ่านแล้วเข้าใจในวัตถุประสงค์ที่เราทำ” จริงไหมครับ?

 

ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ www.bt-training.com

 

Facebook/fanpage: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation