เคล็ดลับ เปลี่ยนสมุดต่อกะที่น่าเบื่อ ให้น่าอ่าน

 

โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340

facebook: Thongpunchang Pongvarin , BT-CORPORATION CO., LTD.

*****************************************************************************

 สวัสดีครับทุกท่าน เมื่อวานผมได้มีโอกาสมาบรรยายเรื่องการสื่อสาร และการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้กับบริษัทแห่งหนึ่ง ซึ่งผมขอนำเทคนิคการเขียนสมุดต่อกะ ซึ่งเป็นหัวข้อหนึ่งที่ผมบรรยายโดยนำปัญหา และวิธีการแก้ไข เพื่อทำให้การเขียน สมุดต่อกะที่แสนจะน่าเบื่อ กลายเป็นสมุดต่อกะที่น่าอ่าน ซึ่งเป็นประสบการณ์ตรงของผมในสมัยที่ทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม เรามาเรียนรู้ร่วมกันนะครับ

 

สมุดต่อกะ เป็นหัวใจที่สำคัญในการส่งผ่านข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานในช่วงเวลาหนึ่งหรือ กะหนึ่ง ไปยังอีกช่วงเวลาหนึ่งหรืออีกกะหนึ่ง ซึ่งต้องมีความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์  และมีความน่าเชื่อถือเป็นอย่างมาก ปัญหาที่เรามักจะพบจากการเขียนสมุดต่อกะ เช่น ข้อมูลไม่ครบถ้วน ข้อมูลผิดพลาด สิ่งที่ต้องการไม่เขียน (โดยเฉพาะวันที่งานยุ่งๆ หรือมีปัญหา) และมักจะเขียนสิ่งที่คนอ่านไม่ต้องการอ่าน สมุดต่อกะบางที่กลายเป็นที่ระบายอารมณ์ ความรู้สึก หรือความอัดอั้นตันใจ  เป็นต้น ซึ่งปัญหาดังกล่าวส่งผลทำให้ ผู้ที่ปฏิบัติงานต่อ หรือผู้ที่มารับกะ เกิดความไม่เชื่อถือ ไม่มั่นใจ หรือไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรต่อ ก็ต้องโทรกลับไปหาเราในขณะที่เรากำลังนอนพักผ่อน ทำให้เราเสียอารมณ์ เขาก็เสียอารมณ์ หรือถ้าเขาไม่โทร หรือติดต่อกันไม่ได้ (ปิดโทรศัพท์หนีเลย) เขาก็จะทำงานแบบเดาๆเอา ซึ่งมักจะเดาไม่ค่อยถูก ทำให้เกิดความผิดพลาดงานเสียหาย นอกจากนี้สิ่งที่แย่ที่สุดคือ การเขียนโต้กันไป โต้กันมา กลายเป็นปัญหาความขัดแย้ง ทะเลาะกันเลยก็มี  (ผมก็เคยพบปัญหาเหล่านี้มาก่อนครับ)

 

          เพื่อทำให้สมุดต่อกะของเราน่าอ่าน และเกิดประโยชน์สูงสุด ผมใช้หลักการของไคเซ็น (KAIZEN) คือ รู้ปัญหา ไม่ยอมแพ้ต่อปัญหา แล้วค่อยๆปรับปรุงแก้ไขไปทีละเล็ก ละน้อย ด้วยหลักการ “ลด เลิก เปลี่ยน” นั่นเอง ด้วยวิธีการง่ายๆ คือ

“เปลี่ยนจากการเขียนเป็นคำพูด เป็นการเติมคำในช่องว่าง”

โดยที่ผมจะทำตารางโดยใช้โปรแกรม EXCEL เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดของงานทุกหัวข้อที่จำเป็นต้องรู้ทั้งหมดเลย โดยในตารางผมจะกำหนดหัวข้อที่เราต้องการบันทึกไว้อย่างละเอียด แล้วเว้นช่องเอาไว้บันทึก โดยหัวข้อหลักๆที่ผมจัดทำตารางดังนี้

1.       คน (Man) ได้แก่ จำนวนพนักงาน   -จำนวนพนักงานที่มาทำงาน... -จำนวนพนักงานที่ลา... -ชนิดของการลา... และชื่อผู้ลา... -จำนวนพนักงานที่กะก่อนหน้าส่งมาทำ OT ในกะของเรา … และชื่อ...   -จำนวนพนักงานที่กะเราส่งเพื่อให้ทำ OT ในกะต่อ... และชื่อ ...

2.       เครื่องจักร/เครื่องมือ อุปกรณ์ (Machine&Tools) ได้แก่

ชื่อเครื่องจักร .... ผลิตสินค้า... จำนวนวัตถุดิบที่ป้อนเข้า .... ผลลัพธ์... งานดี.... งานเสีย.... ปัญหา.....  ชื่อเครื่องมือ... สภาพทั่วไป.... ปัญหาที่พบ... อื่นๆ ...

3.       วัตถุดิบ (Material) ได้แก่ วัตถุดิบที่ใช้... วัตถุดิบที่เบิก... วัตถุดิบที่มีปัญหา... วัตถุดิบคงเหลือ... สถานที่จัดเก็บ...

4.       วิธีการปฏิบัติงาน (Method) หรือข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลง (4M Change) 1. คน (Man) 2. เครื่องจักร/เครื่องมือ(Machine&Tools)  3. อุปกรณ์ วัตถุดิบ (Material) 4. วิธีการปฏิบัติงาน (Method) หรือข้อกำหนดใหม่ๆ ที่เพิ่มเติม หรือปรับเปลี่ยนจากเดิมที่เคยปฏิบัติงาน สิ่งเหล่านี้สำคัญมากๆครับ ผู้ที่มารับกะต้องรู้ให้ถูกต้อง และครบถ้วน ไม่รู้ รู้ผิดๆ ถูกๆ ครึ่งๆ กลางๆ ไม่ได้เด็ดขาด

5.       สภาพแวดล้อม (Environment) เช่น แสงสว่าง ความมืด เสียดัง กลิ่นเหม็น การสั่นสะเทือน จุดอันตรายต่างๆ ที่เสี่ยง หรืออาจส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน

6.       ปัญหาทั่วไป โดยเขียนอธิบายปัญหาที่เกิดขึ้น และต้องการแจ้งให้หัวหน้างาน และผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ

7.       งานฝาก/งานค้าง เช่น ฝากตามใบลา ฝากตามเอกสาร ฝากตามวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์

 

สมัยที่ผมทำงานเป็นหัวหน้างาน ผมทำตารางแบบนี้เตรียมเอาไว้ล่วงหน้าเลยและเมื่อบันทึกเสร็จผมก็จะทากาวด้านหลังกระดาษแผ่นนี้ จากนั้นก็นำไปติดในสมุดต่อกะ ซึ่งเป็นสมุดมุมมันปกแข็งๆ เพราะเพื่อนคนอื่นๆ เขาก็ยังคงเขียนเหมือนเดิม จนวันที่ผมทำงานเป็นผู้จัดการ ผมจะจัดเตรียมตารางแบบนี้เอาไว้ล่วงหน้าทั้งเดือน และเย็บเล่มแจกลูกน้องในแต่ละแผนกเลยครับ เทคนิคง่ายๆ แต่ใช้ได้จริง และมีประโยชน์อย่างมากมายนี้ ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้ โดยปรับเปลี่ยนหัวข้อ หรือรายละเอียดที่ต้องการบันทึกให้สอดคล้อง และเหมาะสมกับการปฏิบัติงานของท่าน ผมรับรองได้เลยครับว่าวิธีการนี้ จะช่วยทำให้สมุดต่อกะของท่านน่าอ่านมากขึ้นเลยทีเดียวละครับ เพราะช่วยทำให้คนอ่านได้รับข้อมูลครบถ้วนตามที่ต้องการ สามารถนำไปใช้ได้ทันที

สำหรับ ผลลัพธ์ที่ได้จากการที่สมุดต่อกะน่าอ่าน ได้แก่ การสื่อสารถูกต้อง และมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ลดปัญหาความผิดพลาด ลดปัญหาของเสีย สร้างสรรค์บรรยากาศในการทำงาน ครับ อย่างไรก็ดี มีบันทึกเป็นตารางดีๆอย่างนี้แล้ว ผู้บันทึกต้องต้องให้ความสนใจด้วยนะครับ อย่าลืมที่จะบันทึกให้ครบถ้วน สมบูรณ์ ด้วยความจริง กันด้วยนะครับ โชคดีครับ.....

 

ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ www.bt-training.com