เขียนโดยทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
Email: tpongvarin@yahoo.com, Tel:089-8118340, www.bt-training.com
มูลเหตุจูงใจ ขณะบรรยายหลักสูตรการเขียนรายงานอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Reporting) ที่ศูนย์ฝึกอบรม บริษัทพานาโซนิค (Panasonic)
เวลาที่ต้องไปรายงานกับผู้ใหญ่ หรือหัวหน้า ท่านเคยรู้สึกอย่างนี้บ้างหรือไม่?
ไม่อยากไป ไม่มั่นใจ กลัวเจอคำถามอะไรก็ไม่รู้ เดี๋ยวตอบไม่ได้ ซวยอีก !!!!!!
ถ้าหากท่านเคยรู้สึกอย่างนี้ วันนี้ผมมีเทคนิคดี มาแบ่งปันกันครับ
หลักการที่สำคัญ และเป็นพื้นฐานในการรายงานคือความรู้เรื่องการสื่อสาร ซึ่งการสื่อสารประกอบไปด้วย สามส่วน ดังนี้
.jpg)
1. ผู้สื่อสาร ซึ่งต้องกำหนดวัตถุประสงค์ และหัวเรื่องให้ดี รวมถึงการเตรียมเนื้อหา และจัดเรียงลำดับให้ดีก่อนที่จะนำไปสื่อสารให้คนอื่น
2. วิธีการสื่อสาร ต้องเลือกวิธีการสื่อให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล และสถานการณ์ เช่น พูด อธิบาย เขียน Memo ส่งเมลล์ หรือโทรศัพท์ ตามแต่สะดวกครับ แต่สิ่งที่สำคัญคือ อะไรก็ได้ ที่ง่าย สะดวก และเข้าใจ นำไปทำได้อย่างถูกต้อง
3. ผู้รับสาร ผู้ฟัง หรือผู้อ่านรายงาน โดยควรคำนึงถึงผู้ฟังว่า มีลักษณะแบบไหน ชอบน้ำเยอะๆ ยกตัวอย่าง หรือเอาแต่เนื้อๆ
สำหรับขั้นตอนการสื่อสาร ประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์ของเรื่องที่ต้องการสื่อสาร เช่น ต้องการแจ้งให้ทราบ ต้องการบอกให้ทำ ต้องการเตือนให้ระวัง ต้องการชี้แนะเพื่อปรับปรุง เป็นต้นครับ
2. รวบรวมข้อมูล ที่เกี่ยวข้องให้ได้มากที่สุด ครบถ้วน ในทุกประเด็น
3. วิเคราะห์ผู้อ่านว่าเขาคือใคร? เขามีนิสัยอย่างไร? เขาชอบฟังแบบไหน? (อธิบายเยอะๆ และยกตัวอย่าง หรือสรุปความ เอาแต่ประเด็นสำคัญๆ)
4. เตรียมรายงาน แล้วทบทวนจนคิดว่าครบทุกประเด็นแล้ว โดยเตรียมไปด้วยว่า เขาจะถามอะไรเราบ้างในการรายงานครั้งนี้? และเราจะตอบอะไร?กับเขาในคำถามเหล่านั้น
5. ถามกลับผู้ที่รับรายงานจากเรา ว่าเข้าใจไหม? เห็นด้วยไหม? มีความคิดเห็นอย่างไร? ต้องการอะไรจากการรายงานของเราเพิ่มเติมอีกหรือไม่? มีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมไหม? มีคำแนะนำเพิ่มเติมให้กับเราไหม?
ข้อมูลที่ต้องเตรียมเพื่อรายงานปัญหา หรือความผิดปกติในการปฏิบัติงาน
• ลักษณะของปัญหา ……….. ,
• ผลกระทบ การผลิต ลูกค้า และอื่นๆ
• ชื่อ Product ที่พบ ปัญหา รายละเอียด …………………. จำนวน ……….. ,
• การจัดการกับ วัตถุดิบที่มีอยู่ ………………
• ผลกระทบกับการส่งมอบหรือไม่? …………………… ,
• การขอ Special Accept จากลูกค้าได้หรือไม่?
• การแก้ไขปัญหา ……………… ผู้รับผิดชอบ….. กำหนดเสร็จ ……
• การป้องกันปัญหา …………….
• ค่าใช้จ่ายในการจัดการกับปัญหานี้ …………………
• ผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นตามมา …………….
ข้อมูลที่ควรเตรียมเพื่อรายงานประจำวัน
• แผนการผลิตประจำวัน ………..
• จำนวนพนักงาน มาทำงาน มาสาย ลาป่วย กิจ ……………..
• ยอดการผลิต ผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา ………..
• ปัญหาที่พบ แนวทางแก้ไข และป้องกัน ………....
• จำนวนของดี............. ของเสีย ………..
• OEE (Overall Equipment Effectiveness ) ………….......
• KPI ดัชนีชี้วัดผลงาน ………..
• จำนวนผลผลิตที่ได้ ........................
• จำนวนผลผลิตที่เสียหาย ................... ,เกณฑ์การจัดการกับของ เสีย .......................
• ปริมาณวัตถุดิบที่ใช้……………….. ปริมาณวัตถุดิบที่เหลือ …………………………..
• เรื่องอื่นๆ อุบัติเหตุ กิจกรรมพิเศษ ………..
• ความสูญเสียอื่นๆที่เกิดขึ้น .............. และการแก้ไข .............................
• ผลกระทบต่อการผลิต มีหรือไม่? อย่างไร?................
• งานฝากให้ผู้อื่นทำต่อ ………………………. งานค้างให้ผู้อื่นทำต่อ ……………………….
• การส่งมอบ..............
• ข้อร้องเรียนจากลูกค้า...................
ข้อมูลที่ควรเตรียมเพื่อรายงานประจำวัน
• วัตถุประสงค์ เพื่อ ................
• ลักษณะของปัญหา หรือสิ่งที่ต้องการปรับปรุง ................
• สภาพทั่วไปก่อนการปรับปรุง ................
• สภาพหลังการปรับปรุง ................
• แนวทางในการดำนเนินการแก้ไขปรับปรุง ................
• ค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการปรับปรุงครั้งนี้ ................
• เปรียบเทียบ สิ่งที่ได้ เวลา ค่าใช้จ่าย การประหยัด ประสิทธิภาพ ................
• ผลกระทบที่อาจจะตามมา มีหรือไม่? อย่างไร? ................
• การนำไปต่อยอดในการดำเนินงาน มีหรือไม่? อย่างไร? ................
จากข้อมูลดังกล่าว หากเรานำมาทำเป็นตาราง ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการรายงานได้มากทีเดียวครับ
ลองนำไปประยุกต์ใช้กันดูนะครับ ซึ่งบางท่านอาจจะปรับปรุง เพิ่มเติม ตามลักษณะงานของท่านได้ตามความเหมาะสม
ถ้าทำแบบนี้ รับรองได้เลยว่า หัวหน้าของท่าน คงไม่ต้องมาถามอะไรท่านอีกแน่นอน และสุดท้ายการเตรียมตัวที่ดีอย่างนี้จะช่วยให้ท่านเกิดความมั่นใจ และอยากที่จะไปรายงานได้อย่างแน่นอน
ซึ่งสิ่งนี้เองจะทำให้หัวหน้าของท่านต้องร้อง ว๊าว....... ด้วยความตะลึงอย่างแน่นอนครับ
