3 สิ่งที่ทำให้การปฏิบัติงานถูกต้อง
โดย ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340 facebook: BT CORPORATION CO., LTD.
***************************************************************************************
สวัสดีครับทุกท่าน สำหรับบทความตอนที่ผมได้แนวคิดระหว่างที่บรรยายหลักสูตร การทำงานแบบ PDCA จึงขอนำแนวคิดที่ได้มาแลกเปลี่ยนกันนะครับ เรื่องก็มีอยู่ว่า ระหว่างที่บรรยายผมได้รับคำถามว่า
“เราจะทำอย่างไรเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างถูกต้อง?”
เพื่อค้นหาคำตอบจากคำถามนั้น ผมจึงนำคำถามดังกล่าวมาย้อนกลับเป็นคำถามใหม่ว่า
“ทำไมพนักงานจึงทำงานไม่ถูกต้อง?”
และจากคำถามนี้นี่เอง จึงเป็นจุดเริ่มต้นของการวิเคราะห์รายละเอียดต่างๆ ผ่านการคิดวิเคราะห์ (Analytical Thikning) และการคิดเชิงระบบ (Systematic Thinking) ทำให้พบว่า 3 สิ่งที่ทำให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องมีดังนี้
1. มีมาตรฐานการปฏิบัติงานที่ดีเยี่ยม (Standardization) เพื่อใช้เป็นมาตรฐานหลักในการปฏิบัติงานของพนักงานทุกคน โดยเป็นการเขียนอย่างกว้างๆ แต่ครอบคลุม ในขั้นตอนการปฏิบัติงานทั้งหมด เช่น มาตรฐานการวางแผน มาตรฐานการจัดพนักงานเข้าไลน์การผลิต มาตรฐานการสื่อสาร มาตรฐานการสื่อสาร มาตรฐานการควบคุม มาตรฐานการประเมินผลงาน และมาตรฐานการติดตามงาน มาตรฐานของคนที่ต้องมีความรู้เรื่องใดบ้างก่อนเริ่มงาน มาตรฐานการใช้ และการปรับแต่ง เครื่องมือ เครื่องจักร มาตรฐานการใช้ การเบิกจ่าย และการจัดเก็บวัตถุดิบ อุปกรณ์ และบรรจุภัณฑ์ ของสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงานมาตรฐานอุณภูมิ ความชื้น ความสะอาด นอกจากนี้ยังควรมีมาตรฐานเกี่ยวกับ ความปลอดภัย และอาชีวะอนามัยในการปฏิบัติงานด้วยก็จะดีมากๆเลยนะครับ
ตัวอย่าง ขั้นตอนการไขสกรู มาตรฐานที่ต้องมี ได้แก่ มาตรฐานของวัตถุดิบที่จะนำมาไข มาตรฐานของสกรู มาตรฐานของเครื่องไขสกรู มาตรฐานของพนักงานที่จะไขสกรู มาตรฐานของพื้นที่ปฏิบัติงาน เช่น ความสว่าง มาตรฐานของปริมาณงานที่ต้องปฏิบัติให้ได้ใน 1 ชั่วโมง หรือ เวลาที่ใช้/ลอท เป็นต้น
2. มีการแสดงรายละเอียดของการปฏิบัติงานอย่างถูกต้อง และครบถ้วน ซึ่งรายละเอียดเหล่านี้จะเป็นการอธิบายรายละเอียดที่ขยายความมาจากมาตรฐานการปฏิบัติงาน เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจที่ลึกซึ้งมากขึ้นนั่นเอง โดยการแสดงรายละเอียดนั้น ควรทำในทุกๆขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้นการผลิต จนไปถึงส่งสินค้าให้กับลูกค้าเลยนะครับ โดงานที่เราควรเขียนรายละเอียดได้แก่ ขั้นตอนการปฏิบัติ การจัดวาง การขนย้าย การจัดส่ง การจัดเก็บ การทำลาย การบันทึกข้อมูล การแก้ไข (rework) การสั่งงาน การสื่อสาร การจัดการกับสินค้า หรือวัตถุดิบที่ยังไม่แน่ใจว่าจะใช้ได้ หรือไม่ เป็นต้น
ตัวอย่าง ขั้นตอนการไขสกรู ควรมีรายละเอียด ขั้นตอนการหยิบ จับ ปรับแต่ง อุปกรณ์ และเครื่องมือ รายละเอียดเกี่ยวกับการขันแน่น การตรวจสอบหลังการขัน และการบันทึกรายละเอียดหลังการปฏิบัติงานเสร็จตามจำนวนที่กำหนด การปฏิบัติงานเมื่อเกิดปัญหา การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น นอกจากนี้ยังควรมีรายละเอียดการปฏิบัติอื่นๆที่จำเป็น และเกี่ยวข้อง เช่น รายละเอียดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานด้วยความปลอดภัย รายละเอียดเกี่ยวกับการสวมอุปกรณ์ป้องกันภัยส่วนบุคคล รายละเอียดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในสภาพแวดล้อมต่างๆในพื้นที่ปฏิบัติงาน เป็นต้น
3. มีความรู้ และปฏิบัติงานตามกฎ โดยหัวหน้างาน หรือผู้ที่เกี่ยวข้องต้องนำมาตรฐานที่เรากำหนดแล้วในข้อที่ 1 และรายละเอียดของการปฏิบัติงานที่เรากำหนดไว้ในข้อที่ 2 ไปอบรม สอน และแนะนำให้พนักงานมีความรู้ เกิดความเข้าใจ และปฏิบัติตามสิ่งที่เรากำหนดไว้ โดยห้ามมิให้พนักงานปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานโดยพละการเด็ดขาด ถ้าจะมีการเปลี่ยนแปลงต้องแจ้งหัวหน้า หรือผู้ที่รับผิดชอบก่อน ดังนั้น หน้าที่หนึ่งของหัวหน้างานคือ ต้องคอยสอดส่องการปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อตรวจสอบดูว่าพนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบ และขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เรากำหนดเอาไว้หรือไม่ ถ้าพบพนักงานไม่ปฏิบัติตามละก็ ต้องรีบจัดการให้เร็วที่สุดนะครับ เพราะถ้าปล่อยให้พนักงานทำงานผิดพลาด หรือลัดขั้นตอนไปเรื่อยๆ จะกลายเป็นนิสัย และมีความเสี่ยงสูงที่จะทำให้เกิดความผิดพลาด และของเสีย ดังนั้นหัวหน้างานจึงต้องเข้าไปใกล้ชิดกับพนักงาน และพื้นที่ปฏับัติงาน หรือหน้างานที่เรารับผิดชอบให้มากๆ นะครับ
ถ้าทำได้ทั้งสามข้อนี้แล้วละก็รับรองได้เลยครับว่า พนักงานของท่านจะปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องมากขึ้น และปัญหาก็จะเกิดน้อยลงอย่างแน่นอนครับ สุดท้าย ขอฝากคมคิดสะกิดใจสั้นๆว่า “มาตรฐานดี รายละเอียดครบ พนักงานรู้ และเคารพกฎ กติกา นำมาซึ่งความสำเร็จขององค์กร” โชคดีนะครับ
ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ Www.bt-training.com ครับ
