Feedback อาวุธสำคัญที่หัวหน้างานประสบความสำเร็จสูงสุด

 

เขียนโดยทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com

Mobile.089-8118340 www.bt-training.com

               สวัสดีครับทุกท่าน สัปดาห์นี้ผมขอนำแนวคิดแนวคิดที่ได้จากการไปบรรยายหลักสูตหัวหน้างาน และภาวะผู้นำมาแลกเปลี่ยนนะครับซึ่งหัวข้อนี้เป็นหัวข้อหนึ่งที่ผู้จัดมักจะขอเลยว่าต้องมีในหลักสูตร หัวข้อที่ว่านี้คือ “Feedback”

Feedback เป็นวิธีการหนึ่งที่ใช้ในการพัฒนาตนเอง โดยมีวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น เสริมสร้างความสัมพันธ์ทีดีระหว่างกัน แก้ไขปัญหาที่พนักงานรู้สึกไม่พอใจ โดยเฉพาะเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงาน  การ Feedback นั้นทำได้โดยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับเรา เช่น หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่ลูกน้องของเรา มาบอกกับเราตรงๆว่า เราข้อดีอะไร และเราต้องปรับปรุงอะไรบ้าง ซึ่งสิ่งที่ได้รับฟังมานั้นเราก็ต้องตั้งใจฟังอย่างมีสติ แล้วคิดทบทวนเพื่อพัฒนาตนเองให้ดีขึ้น แต่สำหรับบทความนี้ผมจะขอแนะนำเทคนิวิธีการ Feedback สำหรับหัวหน้างาน เพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาลูกน้องกันนะครับ  การให้ Feedback กับลูกน้อง นั้นมีหลักการง่ายๆ 3 ระยะ ดังนี้

ระยะที่ 1 ก่อนการ Feedback มีรายละเอียดดังนี้

1.  ต้องตั้งมั่นอยู่อยู่บนพื้นฐานของความจริง ห้ามใช้ความรู้สึก คาดเดา คิดเอาเอง ว่าลูกน้อง เป็นอย่างนั้น อย่างนี้

2.  มีเหตุการณ์ที่ชัดเจน นั่นหมายความว่าเราจะมั่วไม่ได้ เปรียบเสมือนกับกระจกสะท้อนให้เห็นตัวเอง และเมื่อเรามองเห็นตัวเราเองแล้ว เราก็นำสิ่งเหล่านั้นมาปรับปรุงตัวเราเองให้ดีขึ้น  

3. หมั่นสังเกตจนมั่นใจในพฤติกรรมของลูกน้อง และจดบันทึกเอาพฤติกรรมเด่นๆเอาไว้ด้วย แก้ลืม โดยเฉพาะผู้ที่มีลูกน้องเยอะๆ ต้องจดให้ละเอียดนะครับ ว่าชื่ออะไร พฤติกรรมด้านดี ด้านไม่ดี นิสัยใจคอ เป็นยังไง

4.  เตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนการ Feedback นะครับ

5.  จัดเตรียมสถานที่ให้เหมาะสม บางเรื่องเป็นทางการ หรือเป็นความลับ ก็เลือกที่มิดชิดหน่อย บางเรื่องสบายๆ ไม่เครียด ก็อาจเลือกโรงอาหาร หรือสนามฟุตบอลก็ได้

ระยะที่ 2 ระหว่างการ Feedback มีรายละเอียดดังนี้

1.  สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจระหว่างกัน

2.  แลกเปลี่ยนข้อเท็จจริงระหว่างกัน แนวทางที่ผมชอบใช้คือ

3.  Outside in โดยเริ่มจากให้พนักงานเล่าถึงปัญหา ความรู้สึกอึคอัดใจ ก่อน จากนั้น เราก็อธิบายข้อมูลของเรา Inside out เพื่อให้พนักงานรับรู้ว่าเรารู้สึกกับเขาอย่างไร จากนั้นก็ Balance โดยหาทางออกที่ดีที่สุดร่วมกัน และแนวทางนี้จะช่วยทำให้ทั้งพนักงาน และเรามีความรู้สึกที่ดีต่อกัน

4.  สร้างคำมั่นสัญญา (Commitment) และจัดทำแผนการปรับปรุงร่วมกัน

ระยะที่ 3 หลังการ Feedback มีรายละเอียดดังนี้

1.     ติดตามผลการให้ Feedback

2.   ประเมินผลถ้าพนักงานสามารถทำได้บรรลุเป้าหมาย เราก็ต้องชื่นชม และให้รางวัล แต่ถ้าพนักงานเกิดต่อต้าน หรือไม่ปฏิบัติตามเราก็ต้องหามาตรการแก้ไขต่อไป เช่น พูดคุยซ้ำ หรือใช้วิธีการที่เข้มงวดมากยิ่งขึ้น สำหรับกรณีที่เป็นความผิดร้ายแรง

สำหรับองค์ประกอบของความสำเร็จในการ Feedback ประกอบด้วย 3 ส่วน ได้แก่

1.      ผู้ให้ Feedback ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นหัวหน้างานซึ่งต้องมีความรู้ ความเข้าใจในกระบวนการ Feedback เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังต้องรู้จักนิสัย ใจคอ ลักษณะส่วนบุคคลของลูกน้องด้วยว่าเขามีสินัยอย่างไร สุดท้ายต้องมีความจริงใจ และอดทนที่จำให้ Feedback กับลูกน้อง สำหรับผมแล้วมักคิดว่า เราให้ Feedback เพื่อพัฒนาเขา เขาดีขึ้น เราก็ดีใจ แถมได้บุญอีกต่างหาก และในปัจจุบัน การ Feedback นี้ถือเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานทุกคนด้วยนะครับ เพราะถือว่าเป็นการพัฒนาพนักงานในหน่วยงานของเรานั่นเอง

2.      ผู้รับการ Feedback ต้องยอมรับความจริง และเปิดใจรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น สิ่งใดจริง เป็นประโยชน์ก็ไม่เสียหายไม่ใช่เหรอ? ถ้าเราจะรับฟัง และนำมาปรับปรุงตัวเราจริงไหมครับ? แต่ถ้าสิ่งใดที่เราคิดว่าไม่จริง หรือเราไม่เห็นด้วย เราก็มีสิทธิแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรง ด้วยความสุภาพ จริงไหมครับ?

3. กระบวนการ Feedback ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วนดังที่กล่าวมา โดยทั้งผู้ให้ และผู้รับการ Feedback ต้องมีความเชื่อว่าสิ่งที่เรา Feedback นั้นเป็นสิ่งที่ดี เป็นประโยชน์ ไม่ได้เป็นการจับผิด หรือจ้องจะแจกใบเตือน หรือทำร้าย ไล่ออก แต่เป็นการหาแนวทางในการพัฒนาร่วมกัน เพื่อทำให้พนักงานก็สบายใจ งานก็เดินราบรื่น

สุดท้ายขอฝากอีกนิดว่า Feedback จะสำเร็จได้ ต้องอาศัยความรัก ความร่วมมือ และความจริงใจ ซึ่งถ้าทั้งหัวหน้า และลูกน้องมีทั้งหมดที่กล่าวมานี้ รับรองได้เลยครับว่า ความสุข ความสำเร็จ ความสบาย ก็อยู่แค่เอื้อมมือของพวกเรานี่เองละครับ...