แก้ปัญหาประชุมแล้วหาข้อสรุปไม่ได้ ด้วย 4ต.

 

 โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340

 

facebook: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation

………………………………………………………………………………………………………………

สวัสดีครับทุกท่าน บทความตอนนี้ผมได้แนวคิดมาจากท่านหนึ่ง inbox มาสอบถามว่า

“จะแก้ไขปัญหาประชุมแล้วหาข้อสรุปไม่ได้อย่างไรดี?” 

ปัญหานี้ผมก็เคยพบสมัยที่ทำงาน และตอนที่ไปให้คำปรึกษากับหลายๆ บริษัทเหมือนกัน ซึ่งปัญหานี้พบมากกับบริษัทที่ขาดประสิทธิภาพในการประชุม ก่อนที่เราจะมาเข้าสู่วิธีการแก้ไข เรามาเรียนรู้ผลเสียของการที่ประชุมแล้วไม่หาข้อสรุปกัน ซึ่งได้แก่

1.       เสียเวลาทั้งผู้จัดการประชุม และผู้เข้าร่วมการประชุม

2.       เสียค่าใช้จ่าย เช่น ค่าแรง ค่าไฟฟ้า (เปิดแอร์ คอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์) ค่ากระดาษ ค่าน้ำดื่ม ชา กาแฟ

3.       เสียอารมณ์ และความรู้สึก

4.       สร้างค่านิยมผิดๆ ให้กับพนักงานในองค์การว่า “ประชุมแล้วหาข้อสรุปไม่ได้ ถือว่าเป็นเรื่องปกติ”

5.       เกิดความศูนย์เปล่าอย่างหนึ่งในองค์การ คือ การทำงานที่ไร้ประสิทธิภาพ

 

สำหรับปัญหาที่ทำให้เราประชุมแล้วไม่ได้ข้อสรุป มีหลายประการ ได้แก่

1.       ขาดข้อมูลที่เพียงพอ และถูกต้อง ประกอบการตัดสินใจ

2.       ขาดผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ

3.       ขาดความร่วมมือในการดำเนินงาน

4.       ขาดความพร้อมของปัจจัยต่างๆ เช่น คน วัตถุดิบ เครื่องจักร

5.       การไม่สามารถทำนาย หรือพยากรณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างถูกต้องแม่นยำ เช่น  สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป ไม่ทราบความต้องการของลูกค้า หรือ ความสามารถของ Supplier เป็นต้น

 

แนวทางในการเปลี่ยนวิธีการพูดคุยรายละเอียด เนื้อหาต่างๆในที่ประชุม ให้กลายมาเป็นข้อสรุปร่วมกัน นั้นผมขอนำเสนอแนวคิดที่เรียกว่า เทคนิค 4ต. ซึ่งประกอบด้วย

1.       ตีกรอบ โดยผู้นำการประชุม ต้องอธิบาย วัตถุประสงค์ ความคาดหวัง และเวลาที่จะใช้ในการประชุม ให้ชัดเจน และถ้าเป็นไปได้ควรกำหนดระยะเวลาในการประชุมแต่ละช่วงให้เหมาะสม เช่น ประชุมเพื่อแก้ไขปัญหา เริ่มต้น ให้เวลา 10 นาทีในการนำเสนอข้อมูล จากนั้นอีก 30 นาทีในการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา และจากนั้นอีก 20 นาทีหาวิธีการแก้ไข และป้องกันปัญหา พร้อมทั้งแผนดำเนินงาน และ 10 นาทีสุดท้าย สรุปการประชุม พร้อมทั้งทวนสอบความเข้าใจ ซึ่งการประชุมนี้จะใช้เวลาประมาณ 70 นาที หรือชั่วโมงกว่าๆ

 

2.       กระตุ้น โดยผู้นำการประชุมต้องกระตุ้น ชี้นำ ถามนำ โดยใช้คำถามปลายเปิด เช่น “เรามีประเด็นอะไรบ้างที่เราต้องพิจารณาอีกบ้าง” เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมอธิบายรายละเอียดที่สำคัญ และเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราประชุม (ซึ่งผู้นำการประชุมต้องกำชับให้ผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมเตรียมมาให้พร้อมก่อนทุกครั้ง) โดยสร้างบรรยากาศแบบผ่อนคลาย ไม่ให้ตึงเครียดจนเงียบเหมือนป่าช้า หรือหย่อนยาน จนปล่อยให้เหมือนกับสนามเด็กเล่น นะครับ

 

3.       ตบเข้าประเด็น โดยผู้นำการประชุมต้องคอยหมั่นสังเกตพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน และตามเกมส์ให้ทันว่า มีใครพยายามเบี่ยงประเด็น หรือดึงให้การประชุมล่าช้า ต้องการจะล้มการประชุม หรือไม่ต้องการให้มีข้อสรุป เมื่อเห็นท่าไม่ดีผู้นำการประชุมต้องรีบหยุดพฤติกรรมที่ไม่ดีดังกล่าว แล้วรีบตบเข้าประเด็น (ไม่ใช่ตบผู้เข้าร่วมประชุมนะครับ) แล้วพยายามบันทึกเอาไว้ว่า ผู้ที่เข้าร่วมประชุมแต่ละคนมีพฤติกรรมอย่างไรเอาไว้เพื่อจะได้ไปหาแนวทางป้องกัน สำหรับการประชุมในครั้งต่อไป

 

4.       ตอบโจทย์ โดยผู้นำการประชุมจะต้องสรุปผลการประชุมออกมาให้ได้ เพื่อตอบโจทย์ หรือวัตถุประสงค์ที่เราสู้อุตส่าห์สละเวลามาประชุมกัน และเมื่อสรุปผลแล้ว ส่วนใหญ่ก็จะมีการจัดทำแผนงาน (Action Plan) ผู้นำการประชุมต้องกำชับให้ทุกคนรับรู้ และร่วมกันรับผิดชอบ โดยแจกแผนงานนั้นให้กับทุกคนรับทราบ และกำหนดการติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงานต่อไปด้วย

 

เทคนิคนี้ลองนำไปประยุกต์ใช้กันดูนะครับ อย่ารอช้า เพราะเวลาของเรามีค่า อย่าเสียเวลาไปกับการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพกันต่อไปอีกเลย ผมเชื่อว่าถ้าทุกคนในองค์การลองนำเทคนิค 4 ต. ไปใช้แล้วละก็ ท่านจะมีเวลาในการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน สุดท้าย ขอฝากคมคิดสะกิดใจสักนิดว่า “ประสิทธิภาพในการประชุม ไม่ได้เกิดจาก โต๊ะที่สวยหรู เก้าอี้ที่นั่งสบาย คอมพิวเตอร์ที่ทันสมัย เครื่องฉายที่ทันสมัย หรืออุปกรณ์ในความสะดวกที่ครบครัน แต่ขึ้นอยู่กับ ประสิทธิภาพของผู้ที่เข้าร่วมประชุมต่างๆ ที่จะเอาจริงเอาจัง เพื่อสร้างสรรค์ การประชุมให้มีประสิทธิภาพมากกว่า”  โชคดีครับ

 

ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ www.bt-training.com

Facebook/fanpage: Thongpunchang Pongvarin , BT-Corporation