ทำ 5ส. อย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดความยั่งยืน

โดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340

facebook: BT CORPORATION CO., LTD. , Thongpunchang Pongvarin

**********************************************************************************************************************

 เมื่อวานผมได้มีโอกาสไปบรรยายหลักสูตร การดำเนินกิจกรรม 5ส. อย่างมีประสิทธิภาพ ให้กับบริษัทแห่งหนึ่ง

และในระหว่างการบรรยาย ผมก็ได้ยกตัวอย่าง ประกอบการอธิบายให้ผู้เรียน

ได้ทราบถึงแก่นสารที่แท้จริงของการดำเนินกิจกรรม 5ส. ซึ่งขอนำแนวคิดมาแลกเปลี่ยนกันครับ

  บริษัทที่สามารถดำเนินกิจกรรม 5ส. จนได้รับรางวัลระดับประเทศ จนไปถึงพัฒนาบริษัทให้กลายเป็น World Class Manufacturing ส่วนใหญ่มี 10 ขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1.       ผู้บริหารระดับสูง กำหนดนโยบาย และแผนการดำเนินงานในกิจกรรม 5ส.

2.       จัดตั้งคณะกรรมการด้านต่างๆ ได้แก่ ฝ่ายบริหาร ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายวิชาการ และฝ่ายตรวจประเมิน

3.       อบรมให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับขั้นตอน และการดำเนินกิจกรรม 5ส.

4.       จัดตั้งบุคคลเพื่อตรวจสอบพื้นที่ปฏิบัติงาน

5.       จัดแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ และ จัดทำมาตรฐาน 5ส. ได้แก่ 1. มาตรฐานพื้นที่ส่วนกลาง

ได้แก่ ทางเดิน ห้องน้ำ ห้องสมุด โรงอาหาร บันใด เป็นต้น และ 2.มาตรฐานพื้นที่ปฏิบัติงาน โดยแบ่งออกเป็นสองส่วน

คือ พื้นที่สำนักงาน และพื้นที่ภายในโรงงาน หรือส่วนผลิต ซึ่งอาจรวมไปถึง วิศวกรรม ควบคุม และประกันคุณภาพ วิจัยและพัฒนา

จัดเตรียมวัตถุดิบ คลังสินค้า และจัดส่ง เป็นต้น

6.       จัดกิจกรรมเพื่อกระตุ้นการดำเนินกิจกรรม 5ส. ได้แก่ การจัดประกวดคำขวัญ 5ส. ประกวดวาดภาพ5ส. ประกวดร้อง หรือแต่งเพลงเกี่ยวกับ 5ส. เป็นต้น

7.       จัดกิจกรรมทำความสะอาดครั้งใหญ่ Big Cleaning Day ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่จะจัดกันประมาณ ปีละครั้ง หรือ ครึ่งปีครั้ง ซึ่งก็แล้วแต่ความเหมาะสมของบริษัทครับ

8.       ปรับปรุงพื้นที่ปฏิบัติงานให้สอดคล้องตามมาตรฐานที่กำหนด

9.       ตรวจพื้นที่ 5ส. ตามแผนงานที่กำหนด

10.   ประเมินผลการดำเนินกิจกรรม 5ส.  

ไม่น่าเชื่อว่ากิจกรรม 5ส. ของหลายบริษัทที่มีแนวทางในการดำเนินกิจกรรมแบบนี้

กลับมีผลลัพธ์ที่ตรงกันข้าม เช่น พนักงานต่อต้าน และไม่อยากมีส่วนร่วม

เกิดความขัดแย้งระหว่างการตรวจพื้นที่ 5ส. กิจกรรมหยุดชะงัก ไม่มีคนอยากเข้ามาสานต่อ และที่แย่ที่สุดคือ

กิจกรรมล้มไม่เป็นท่า แล้วก็ค่อยๆ หายไปในความทรงจำของพนักงาน จะเหลือก็แต่เพียง บอร์ดกิจกรรม 5ส. เก่าๆ

ที่มีภาพในอดีต ข้อมูลที่ไม่ได้ Update ให้ทันสมัย หรือไม่ก็ รอยสีจางๆ  หรือคราบเหนียวๆ ของเส้นที่เคยตีไว้ที่พื้น

หรือป้ายชี้บ่ง ที่บอกตำแหน่งการจัดวางข้าวของเครื่องใช้ ที่ฉีกขาด เป็นต้น ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเสียดายที่สุด 

ผมขออนุญาตแลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อป้องกันไม่ให้ กิจกรรม 5ส. ของบริษัทเราตกอยู่ในสภาพเหล่านั้น

โดยขอนำเสนอสาเหตุของปัญหา และแนวทางป้องกัน จากประสบการณ์ที่ได้ลงมือทำจริง

รวมไปถึงเป็นคณะกรรม และผู้ตรวจประเมิน 5ส. ซึ่งมี 4 หัวข้อหลัก ดังนี้

1. ปัญหา พนักงานไม่อยากมีส่วนร่วม             

สาเหตุ ขาดความรู้ คิดว่าเพิ่มงาน คิดว่าโดนตรวจสอบ ผู้บริหารไม่กำหนดเวลาให้พนักงานทำ 5ส.

แนวทางแก้ไข/ป้องกัน ผู้บริหาร/หัวหน้างาน อบรมให้ความรู้ และอธิบายให้พนักงานทุกเห็นความสำคัญ

และมีความตระหนักว่ากิจกรรม 5ส. เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ไม่ได้เป็นการเพิ่มงานแต่อย่างใด

และเป้าหมายสูงสุดของการทำกิจกรรม 5ส. คือ เพื่อการเพิ่มผลผลิต (Productivity) และควรกำหนดเวลาในการดำเนินกิจกรรม 5ส.

ไว้อย่างชัดเจน เช่น 10 นาทีก่อนเลิกงาน โดยใช้เสียงตามสายประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

 

2. ปัญหา ขาดความต่อเนื่อง

สาเหตุ อาจเกิดจากคณะกรรมการ ผู้บริหาร ที่ไม่มีความมุ่งมั่น จริงจัง ในการดำเนินงาน หรือ พนักงานขาดแรงกระตุ้น จูงใจ

แนวทางการแก้ไข/ป้องกัน ผู้บริหาร และคณะกรรมการ ควรจัดกิจกรรมกระตุ้นทั้งที่เป็นตัวเงิน

เช่น ให้รางวัลจากผลการปรับปรุงพื้นที่ และแบบไม่เป็นตัวเงิน เช่น ผู้บริหารเข้ามามีส่วนร่วมในการทำความสะอาด

และตรวจสอบพื้นที่กับพนักงาน เป็นต้น

 

3. ปัญหา ขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร

สาเหตุ ผู้บริหารระดับสูงสุด อาจจะไม่เข้ามามีส่วนร่วม โดยเพียงแค่กำหนดนโยบาย อย่างเดียว

แต่ลืมที่จะสนับสนุนในด้านงบประมาณ ค่าใช้จ่าย และเวลา ในการเข้ามามีส่วนร่วมกับพนักงาน

แนวทางแก้ไข/ป้องกัน ก็แก้ไขไปตามสาเหตุละครับ คือ จัดงบประมาณให้เพียงพอ และเหมาะสม

และแบ่งเวลาเข้ามามีส่วนร่วม โดยเฉพาะการตรวจพื้นที่โดยผู้บริหาร สิ่งนี้โดนใจมากๆ สามารถกระตุ้นพนักงานได้ดี เพราะพวกเขารู้สึกว่าผู้บริหารเอาจริง ไม่ได้มาเล่นๆ      

 

4. ปัญหา ความขัดแย้งจากการตรวจประเมินพื้นที่

สาเหตุ ผู้ตรวจ และผู้ถูกตรวจ ไม่เข้าใจวัตถุประสงค์การตรวจ ผู้ตรวจขาดการอธิบาย

(ซึ่งอาจจะเกิดจากการขาดความรู้ และทักษะในการให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงพื้นที่ ผู้ตรวจ และผู้ถูกตรวจอคติ (ซึ่งอาจเกิดจากปัญหาส่วนตัว       

ผู้ตรวจให้คะแนนไม่เป็น (เกณฑ์การให้คะแนน และมาตรฐานพื้นที่ไม่มีความชัดเจน หรือไม่มี) ความ

แนวทางแก้ไข/ป้องกัน ซึ่งแน่นอนละครับ ก็ต้องแก้ไขตามแต่ละสาเหตุอีกนั่นแหละ

คือ อบรมให้ความรู้ผู้ตรวจ ว่าควรจะปฏิบัติตนให้เหมาะสม สุภาพ อ่อนน้อม และเน้นการให้คำแนะนำ

มากกว่าตำหนิ และนอกจากนี้ควรกำหนดมาตรฐานพื้นที่ให้ถูกต้อง เหมาะสม ซึ่งมาตรฐานที่จัดทำนี้ผู้ตรวจควรศึกษา

และทำความเข้าใจก่อนไปตรวจสอบพื้นที่ด้วย จะเป็นประโยชน์มากๆครับ

(ไม่ควรไปตรวจทั้งๆที่ไม่มีมาตรฐานนะครับ เพราะนั่นคือจุดเริ่มต้นของปัญหาความขัดแย้ง และความสับสนครับ)

 

     กิจกรรม 5ส. เป็นเรื่องสำคัญ เพราะเป็นพื้นฐานของการดำเนินงานต่างๆ และกิจกรรม 5ส.

จะประสบความสำเร็จได้ต้องอาศัยความร่วมมือ ร่วมใจของพนักงานทุกคนตั้งแต่ ผู้บริหาร คณะกรรม 5ส

ผู้ตรวจประเมิน เจ้าของพื้นที่ สุดท้ายขอฝากคะคิดสะกิดใจเล็กๆว่า

“ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ เริ่มจากโต๊ะทำงานที่เป็นระเบียบ” โชคดีนะครับ

 

ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ Www.bt-training.com ครับ