WI คู่มือการทำงานที่ใครๆก็รัก
โดย ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ Email:tpongvarin@yahoo.com Mobile:089-8118340
facebook: BT CORPORATION CO., LTD. , Thongpunchang Pongvarin
เบื่อไหมกับ “การโดนผู้บริหารตำหนิ!!!!!”
เบื่อไหมกับ “การทำงานที่ด้อยประสิทธิภาพ!!!!!”
เบื่อไหมกับ “การที่จะต้องมานั่งตอบ CAR เรื่องเดิมๆ!!!!!”
เบื่อไหมกับ “การปฏิบัติงานที่ผิดพลาดซ้ำๆ ของลูกน้อง!!!! ”
เบื่อไหมกับ “การที่ต้องมาบ่นลูกน้องจนปากเปียก ปากแฉะ แต่ไม่มีอะไรดีขึ้นมา”
ถ้าเบื่อ วันนี้ผมมีเรื่องดีๆมาแนะนำเพื่อแก้ไข และปัองกันปัญหานี้ครับ
สำหรับบทความที่แล้วเราได้เรียนรู้วิธีการจัดการเพื่อทำให้พนักงานทำตาม WI กันไปแล้วนะครับ สำหรับบทความตอนนี้เรามาเรียนรู้ 2 องค์ประกอบหลักของการทำงานให้ประสบความสำเร็จกันต่อเลยนะครับ จากประสบการณ์ที่เคยทำงานเป็นหนุ่มโรงงานทั้งหัวหน้า และผู้จัดการ รวมไปถึงได้มีโอกาสไปบรรยายให้กับบริษัทต่างๆรวมๆ ก็ยี่สิบกว่าปี ทำให้ได้เห็นเรื่องราวปัญหาการทำงานผิดพลาดของพนักงานมากมาย เพราะต้อง CAR (Corrective Action Report) เป็นประจำ และสาเหตุหนึ่งที่ผมมักจะเขียนตอบไปในใบ CAR ก็คือ “พนักงานไม่ทำตาม WI” และถ้าหากคิดวิเคราะห์ (Analytical Thinking) เพื่อหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาดังกล่าวก็จะพบว่า จะประกอบด้วย 2 ปัจจัยหลักๆได้แก่ 1. การปฏิบัติงานของพนักงาน และ 2. WI (Work Instruction) และคู่มือการปฏิบัติงาน รวมไปถึง Procedure ต่างๆ ซึ่งสองปัจจัยนี้ถ้าหากเรานำมาพิจารณาความสัมพันธ์ก็จะได้ผลลัพธ์ดังภาพซึ่งมีอยู่ด้วยกัน 4 กลุ่ม ดังรูป
ภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างการปฏิบัติงาน กับความถูกต้องของเอกสาร
(ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ , 2561)
1. ราบรื่น หมายถึง การทำงานที่ราบรื่น ถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ นั่นก็เพราะว่าเอกสารคู่มือการทำงานต่างๆเราจัดเตรียมเอาไว้นั้นมีความถูกต้องครบถ้วน สมบูรณ์ในทุกๆขั้นตอนการปฏิบัติงาน และที่สำคัญพนักงานสามารถปฏิบัติได้จริงๆ (ไม่ใช่เขียนเพื่อให้ได้แค่เขียน) และพนักงานพนักงานทุกคนมีความเข้าใจในเอกสารที่เราจัดทำเอาไว้เป็นอย่างดี และพนักงานทุกๆคนก็น่ารัก คือ ทำตามกันทุกคน ถ้าบริษัทใด หรือองค์กรไหนมีการทำงานแบบนี้รับรองได้ครับว่าปัญหาในการทำงานจะน้อยมากๆ และจะรุ่งเรืองแน่นอน
2. ปัญหา หมายถึง การทำงานที่มีแต่ปัญหา ๆๆๆ มาให้ปวดหัว ปวดใจ ปวดสมองอยู่บ่อย ซึ่งเกิดจากการที่พนักงานไม่ยอมปฏิบัติตามเอกสารที่จัดทำไว้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ถ้าหากใครเจอปัญหานี้แล้วละก็ ผมได้แนะนำวิธีการจัดการกับปัญหานี้ไว้ในบทความตอนที่แล้วที่มีชื่อว่า “เทคนิคที่ทำให้ให้พนักงานทุกคนทำตาม WI” เชิญอ่านได้นะครับ
3. สับสน หมายถึง การที่พนักงานที่ตั้งใจทำงานดีมากๆ แต่เกิดความสับสน ทำงานไม่ถูก ไม่รู้จะทำงานอย่างไรดี เพราะเอกสาร คู่มือประกอบการทำงานต่างๆล้วนแล้วแต่ไม่ตรงกับการปฏิบัติงานจริง หรืออาจจะไม่ update ให้ทันสมัย จึงทำให้เกิดปัญหามากมายตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น เกิดความสูญเสีย ชิ้นงานเสียหาย หรือมีความผิดพลาด อุบัติเหตุ เป็นต้น ซึ่งถ้าเกิดปัญหานี้แล้วจะมาโทษว่าพนักงานไม่ทำงานตาม WI ไม่ได้เด็ดขาดนะครับ ดังนั้นก่อนที่เราจะออกเอกสารต้องคิดใคร่ครวญให้ดีๆ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด และมีปัญหาตามมาเป็นหางว่าว สำหรับวิธีการแก้ไขปัญหานี้ผมขออธิบายเป็นข้อๆ ดังนี้ครับ
1. ควรเข้าไปศึกษา WI และเอกสาร หรือคู่มือประกอบการทำงาน เช็คชีท พารามิเตอร์ Condition Table OPL (One Point Lession) ต่างๆ ใหม่ทั้งหมด
2. ศึกษาวิธีการปฏิบัติงานของพนักงานที่หน้างาน (shop floor) อย่างจริงๆ จังๆ แล้วทำการปรับใหม่ให้ถูกต้อง เหมาะสมกับการทำงานมากที่สุด
3. จัดทำคู่มือการสอนภาคทฤษฎี และปฏิบัติ และแผนการสอน ข้อสอบ จากนั้นก็สอน และสอบพนักงานเพื่อยืนยัน และตรวจสอบความเข้าใจของพวกเขา
4. ติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
5. กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงปัจจัยการผลิต (4M Change) ได้แก่ 1. เปลี่ยนคน (Man) 2.เปลี่ยนเครื่องจักร เครื่องมือ (Machine) 3. ขั้นตอนวิธีการทำงาน หรือพารามิเตอร์ /(Method) 4. เปลี่ยนวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ (Material) ที่ส่งผลต่อคุณภาพ และการปฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเปลี่ยนเล็กๆน้อยๆ หรือเปลี่ยนใหม่ทั้งหมดก็ต้องรีบแก้ไขเอกสาร และนำมาสื่อสาร อบรมให้พนักงานทุกคนรับทราบโดยเร็วที่สุดด้วยนะครับ โดยอาจจะประชุมก่อนเริ่มงาน เขียนสมุดต่อกะ แจ้งทางไลน์กลุ่มของเราก็ได้นะครับ
สำหรับการอบรมพนักงานนั้น เราสามารถต่อยอดไปสู่การจัดทำ Skill Matrix ซึ่งผมจะนำมาอธิบายต่อไปนะครับ และที่ลืมไม่ได้เลยคือ
4. ยุ่งเหยิง (มั่ว) หมายถึง การทำงานโดยที่ไม่มีหลักอะไรจะยึดเลย เนื่องจากเอกสารก็ไม่ตรงความจริง ไม่ Update ใช้เป็นแนวทางในการทำงานก็ไม่ได้ ซึ่งสาเหตุที่ทำให้เกิดความยุ่งเหยิงนี้อาจจะมีสาเหตุสองประการ ดังนี้ สาเหตุแรก พนักงานลองทำในตาม แต่ล้มเหลว โดยตอนแรกพนักงานก็จะพยายามทำตามเอกสารที่ใช้ไม่ได้เหล่านั้นสักพักหนึ่ง แต่เมื่อลองทำตามไปเรื่อยๆ จนรู้สึกว่า WI ที่มีอยู่นั้นใช้งานไม่ได้แล้วละก็ เขาก็จะเกิดความสับสนไม่รู้จะเลือกวิธีการปฏิบัติงานอย่างไรกันแน่ ก็เลยเอาตัวรอดด้วยการคิดหาวิธีการทำงานด้วยตัวเอง แล้วก็ทำตามๆ กันไปแบบงงๆ เพื่อให้งานออกมาก่อน ส่วนสาเหตุที่สอง นั้นพนักงานไม่สนใจในเอกสารประกอบการทำงานเลย เชื่อมั่นในตนเอง และคิดว่าตนเองทำได้ดีกว่า เร็วกว่า มีประสิทธิภาพ มากกว่าเอกสารที่หัวหน้า หรือวิศวกรจัดทำขึ้นมา โดยส่วนใหญ่แล้วมักจะเกิดกับพนักงานที่ทำงานมานานๆ มีประสบการณ์มากๆ จนเก๋าเกม วิธีการปฏิบัติของพนักงานกลุ่มนี้นั้นก็ไม่ต้องพูดถึงละ ไม่มีมาตรฐานที่แน่นอน เพราะพวกเขาปรับเปลี่ยนไปตามความรู้สึกของตนเองไม่สนใจวิชาการ สนแต่วิชากู (วิชากู หมายถึง การนำความคิดของตนเองเป็นหลัก) และเมื่อปัญหาเกิดขึ้นจากความยุ่งเหยิงแล้วละก็ยากมากๆที่จะหาสาเหตุที่แท้จริงได้ เพราะไม่รู้จะไปตรวจสอบอ้างอิงวิธีการไหนดี เรื่องยุ่งเหยิงนี้เจ็บปวดสุดๆ สำหรับหัวหน้างานทุกคน สำหรับวิธีการแก้ไขก็เหมือนกับการจัดการกับปัญหาความสับสน และควรเพิ่มเติมการปรับทัศนคติของพนักงานให้เกิดความเชื่อมั่นในคู่มือ และเอกสารประกอบการทำงานต่างๆที่เราจัดทำขึ้น เพราะพวกเขาเหล่านั้นอาจจะห่างหายจากความเชื่อใจในคู่มือที่เราทำมานานมาก ซึ่งเราต้องยอมรับความจริงในข้อนี้ด้วยนะครับ
สำหรับแนวคิดในการปรับปรุง เพื่อแก้ไขปัญหาการที่พนักงานไม่ปฏิบัติงานตาม WI และเอกสารประกอบการทำงานต่างๆที่เรากำหนดไว้นี้ เป็นแนวทางง่ายๆ ที่สามารถทำได้จริง และเห็นผลจริงๆ เพราะผมก็เคยผิดพลาด และเบื่อกับปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นเหล่านั้น ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ รับรองได้เลยครับว่า WI ที่เราจัดทำขึ้นมาใหม่นั้นจะเป็น WI ที่ทุกคนรักอย่างแน่นอน
สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจที่ว่า “ยอมเสียเวลาเพื่อแก้ไข WI และเอกสารประกอบการทำงานให้ถูกต้องสักนิด ดีกว่าที่จะนั่งคิดแก้ไขปัญหาให้ปวดสมอง” โชคดีนะครับ
ท่านสามารถอ่านบทความที่น่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ Www.bt-training.com ครับ
