เรียนรู้ความสำเร็จในการดำเนินกิจกรรมไคเซ็น จากบริษัทอันดับต้นของประเทศ

เขียนโดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์

Mobile.089-8118340 www.bt-training.com Email.tpongvarin@yahoo.com

สวัสดีครับทุกท่าน บทความตอนนี้ผมได้แนวคิดมาจากการที่ได้มีโอกาสไปศึกษาดูงาน การดำเนินกิจกรรมไคเซ็นของบริษัทอันดับต้นของประเทศ ที่จังหวัดสระบุรี ระหว่างที่รับฟังการบรรยายได้บันทึกแนวคิดที่เป็นประโยชน์มานำเสนอครับ 

กิจกรรมไคเซ็น (KAIZEN) เป็นกิจกรรมที่ทำกันเกือบทุกบริษัท โดยเฉพาะบริษัทสัญชาติญี่ปุ่น เนื่องจากกว่ากิจกรรมนี้ ทำง่าย ค่อยเป็นค่อยไป โดยเน้นให้คนทำงานจริง คือ พนักงานทุกระดับ ทุกแผนก ช่วยกันแก้ไขปัญหาที่ตนเองมี หรือ ต้องการพัฒนางานที่ตนเองทำอยู่ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้นอกจากจะช่วยทำให้บริษัทประหยัดค่าใช้จ่าย และมีการพัฒนาแล้ว ยังส่งผลทำให้พนักงานทำงานได้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลอีกด้วย

จากประสบการณ์ที่ได้ไปบรรยาย และเป็นที่ปรึกษากิจกรรมการปรับปรุงงาน เช่น กิจกรรมกลุ่มควบคุมคุณภาพ(QCC: Quality Control Circle) กิจกรรมไคเซ็น (KAIZEN) กิจกรรมข้อเสนอแนะ (IS: Idea Suggestion) ให้กับบริษัทหลายแห่ง ปัญหาที่บริษัทส่วนใหญ่พบเหมือนๆ กันคือ ช่วงแรกมีคนสนใจเข้าร่วมกันเยอะมาก แต่เมื่อเวลาผ่านไปเรื่อยๆ จำนวนผู้เข้าร่วมก็ค่อยๆ น้อยลง ๆ ไปทุกทีๆ จนแทบไม่มีให้เห็น จะเหลือก็แต่พนักงานกลุ่มเดิมๆที่ยังคงส่งข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง แต่ก็ถือว่าน้อยมาก เมื่อเปรียบเทียบจำนวนกับพนักงานที่ไม่ส่งข้อเสนอแนะเลย

สำหรับแนวทางการทำให้การดำเนินกิจกรรมไคเซ็นขององค์การสามารถดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง และมีการพัฒนาดีขึ้นเรื่อยๆ จากบริษัทระดับชาติที่ได้ไปศึกษาดูงาน มีอยู่ด้วยกัน 5 ขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้ ครับ

1.       ทำจากเรื่องง่าย ไปหาเรื่องยาก โดยเริ่มจากปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ใกล้ตัว และควรเริ่มจากการแก้ไขปัญหาจากเรื่องที่เราสามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ไม่ต้องใช้ความรู้ ทักษะ หรือเครื่องมืออะไรมากมาย  เช่น ลดความยุ่งยากของการทำงาน โดยการลดขั้นตอนบางอย่าง หรือ ลดวิธีการปฏิบัติงานที่เสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ ด้วยประดิษฐ์เครื่องมือช่วยอำนวยความสะดวก เป็นต้น

2.       ทำไปทีละนิด แต่ทำไปเรื่อยๆ อย่าหยุด เพราะถ้าหยุดแล้วอาจจะทำให้ไม่อยากดำเนินงานต่อให้เสร็จ หรือถ้าแย่ที่สุดก็คือ เลิกคิดที่จะทำไคเซ็นไปเลยก็มี ดังนั้น จึงควรที่จะค่อยๆ ทำไปทีละนิด ทีละเล็ก ละน้อย

3.       เน้นจากพนักงานระดับล่าง สู่ผู้บริหารด้านบน Bottom up โดยการ โดยเน้นให้พนักงานระดับปฏิบัติการ ช่างเทคนิค หรือเจ้าหน้าที่สำนักงาน แก้ไข ปรับปรุง จุดที่ตนเองทำงานก่อน และมีหัวหน้างาน หรือผู้จัดการคอยให้คำแนะนำ และสนับสนุนด้านความรู้ และทรัพยกรที่จำเป็น

4.       ทำง่ายๆ คิดเยอะๆ แต่ไม่ต้องลงทุนเยอะ โดยสอนให้พนักงานคิดวิธีการปรับปรุง หลายๆ วิธี แล้วเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด ซึ่งวิธีที่ดีที่สุด ส่วนใหญ่จะเป็นวิธีที่ มีค่าใช้จ่ายน้อย ปลอดภัย ไม่มีผลกระทบด้านอื่นๆ ตามมา เช่น ทำให้งานล่าช้า เสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ นอกจากนี้วิธีการที่เราจะเลือกไปปฏิบัตินั้นต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารก่อนนะครับ ไม่ใช่นึกจะทำ ก็ทำเลย อย่างนี้ไม่ได้โดยเด็ดขาด

5.       ทำต่อเนื่อง อย่างเป็นระบบ  โดยยึดหลัก PDCA (plan do check action) และมีทีมพี่เลี้ยงซึ่งก็คือผู้จัดการ หรือหัวหน้างานที่มีความรู้เกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรมไคเซ็นคอยให้ความช่วยเหลือ  และกระตุ้น ให้การสนับสนุนตลอด โดยจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น ชื่นชมและให้รางวัลสำหรับผู้ที่ทำไคเซ็นต่อเนื่องทุกเดือน และเข้าไปพูดคุยกับพนักงานที่ไม่ทำไคเซ็น

  หวังเป็นอย่างยิ่งว่า แนวทางนี้ คงเป็นประโยชน์กับท่านนะครับ ซึ่งต้องขอกราบขอบพระคุณบริษัทแห่งนี้เป็นอย่างมาก ที่ได้ให้โอกาสผมได้ไปเยี่ยมชม และนำความรู้ที่ดีๆ เป็นประโยชน์มาแลกเปลี่ยนครับ สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจที่กล่าวโดย โทมัส อัลวา เอดิสัน ว่า “ความไม่หยุดนิ่ง และความไม่พอใจ คือ สิ่งจำเป็นประการแรกของความก้าวหน้า” โชคดีนะครับ